Valtiokonttori

Digitalisaation tuki
– toimintasuunnitelma

Valtiovarainministeriö on määrännyt 8.9.2016 päivätyssä kirjeessä Valtiokonttorin käynnistämään toimet, jotta se voi tukea valtionhallinnon virastojen ja laitosten julkisten palvelujen asiakaslähtöistä digitaalista muutosta hallitusohjelman tavoitteiden mukaisesti. Määräykseen on kirjattu, että Valtiokonttorin tehtäviin kuuluu hallitusohjelman toimeenpanemiseksi käynnistettyjen ja käynnistysvaiheessa olevien niin sanottujen digihankkeiden ja muiden hallitusohjelmaa toteuttavien hankkeiden tukeminen.

Lisäksi hallitus linjasi hallituksen strategiaistunnossa 26.9.2016, että pitkäjänteisen kehittämisen rinnalla tehdään nopeita asiakaskokemusta parantavia ratkaisuja hyödyntäen olemassa olevia järjestelmiä. Pohjana toimii Valtiokonttorin Digikiri-raportit. Kohteiden valinnasta vastaa valtiokonttorin D9. Hallituksen toimintasuunnitelman puolivälitarkastelussa 28.4.2017 todetaan, että D9 antaa virastoille käytännön apua poikkihallinnollisten, asiakaslähtöisten ja helppokäyttöisten julkisten digipalveluiden rakentamisessa. Keväällä 2017 hallituksen puoliväliriihessä todettiin lisäksi D9:n tehtäväksi tukea kehkeytyviä ekosysteemejä uuden ekosysteemi –yhteistyöfoorumin toimintamallin toimeenpanossa.

Hankkeita voidaan tukea esimerkiksi:

  • Projektinhallinnan hyvissä käytännöissä
  • Auttaa löytämään vastaavia hankkeita
  • Muutosjohtamisen vahvistamisessa
  • Prosessien uudistamisessa
  • Hankinnoissa
  • Viestinnässä
  • Palvelumuotoilussa

Määräyksessä todetaan lisäksi, että Valtiokonttorin tulee huomioida tehdyt linjaukset kuten digiperiaatteet ja kansallisen palveluarkkitehtuurin tavoitteet sekä tukea niiden toteutumista. Valtiokonttorin tulee myös tukea hallitusohjelman muuta toimeenpanoa esimerkiksi raportoimalla mahdollisuuksista sääntelyn purkamiseen.

Toiminta-ajasta määräyksessä todetaan, että tehtävä on määräaikainen ja päättyy 31.12.2018. Valtiokonttori velvoitetaan lisäksi hankkimaan ulkopuolinen riippumaton arviointi, joka tehdään vuosien 2017 ja 2018 aikana kahdessa vaiheessa siten, että sitä voidaan hyödyntää päätöksissä toiminnan mahdollisesta uudelleen suuntaamisesta ja jatkamisesta.

Hallitusohjelman luvussa 8 Digitalisaatio, kokeilut ja normien purkaminen (s. 26) todetaan 10 vuoden tavoitteeksi seuraavaa: ”Hallituskauden tavoitteet: Määrätietoisella johtamismallilla on kehitetty käyttäjälähtöiset, tuottavuutta ja tuloksellisuutta nostavat yhden luukun digitaaliset julkiset palvelut.”

  • Digitalisaation tuki -toimialan keskeiset tavoitteet +-

    D9 -tiimin keskeisimmät tavoitteet ovat:

    1. Luoda pohja asiakaslähtöiselle ja uusien teknologioiden mahdollisuudet huomioonottavalle kehittämiskulttuurille mahdollisimman laajasti valtionhallinnon eri virastoissa ja laitoksissa
    2. Luoda edellytykset hallitusohjelman mukaiselle tuottavuusloikan syntymiselle vaikuttamalla valtionhallinnon toimintaprosessien ja työtapojen kehittämiseen käytännön kokemusten kautta eri hallinnon aloilla
    3. Edistää hyvien digiperiaatteiden toteutumista kaikessa digikehittämisessä niin valtionhallinnossa kuin koko julkisella sektorilla
    4. Tukea julkishallinnon organisaatioita toteuttamaan asiakkaiden elämänpolkujen mukaisten, tyypillisesti sektorirajat ylittävien, uusien digihankkeiden ja -projektien toimeenpanoa (mm. elämänpolkujen kuvaaminen, elämänpolut toteuttavien ekosysteemien identifiointi sekä toteutuskelpoisuuden arviointi, mukaan lukien oikeiden omistajien löytäminen hankkeille ja niiden tuotoksille)
    5. Luoda puolivuosittain tilannekuva digiperiaatteiden toteutumisesta niin kutsutuissa kärkihankkeissa.

    Tiimin visio:

    Vuoden 2018 loppuun mennessä on saatu aikaan todennettavasti toimintatapamuutoksia, jotka johtavat toiminnan tuottavuutta kasvattavaan asiakastyytyväisyyteen.

    Lisäksi tiimi pyrkii toiminnallaan edistämään asiakaslähtöisyyden esteiden poistamista (esimerkiksi lainsäädännölliset esteet ja normien purku) sekä tukemaan digiperiaatteiden toteuttamista valtionhallinnon palvelukehityksessä.

    Toimintakulttuurin muutos edellyttää muutoksia toimintaan kaikilla päätöksenteon tasoilla. Jotta valtionhallinnon virastot ja laitokset voivat saavuttaa tavoitteet asiakaslähtöisessä digitalisaatiossa ja toiminnan tehostamisessa heiltä tarvitaan:

    • Ymmärrys mikä itse kunkin virkamiehen oma rooli on asiakaslähtöisen digitalisaation edistämisessä ja miten asianomainen itse voi asiaan vaikuttaa
    • Sitoutumista tarvittavan osaamisen haltuunottoon, kun ymmärrys on saavutettu
    • Halua kokeilla uusia toimintatapoja
    • Toistoa, jotta kokeiluista syntyisi normaali ja arkinen tapa toimia ja jotta ensimmäisten rohkeiden kokeilijoiden joukko laajenisi kattamaan valta-osan kohdealueen henkilöstöstä ja parhaat käytännöt leviäisivät
      keskeisten toimijoiden välillä
    • Tukea, jotta uusi toimintamalli pysyy käytössä ja saadaan arvioitua vaikuttavuus

    Asetetut tavoitteet toteutuvat parhaiten antamalla hyvin konkreettista ja käytännönläheistä apua valtionhallinnon toimijoille digihankkeissa. Paras tapa levittää uusia toimintatapoja on niin sanottu hiljainen myynti ja piilohoukuttelu. Pilottiasiakkaiden ja –projektien kanssa toteutetaan toimintatapamuutosta edistäviä kokeiluja ja niistä kerrotaan avoimesti muille. Onnistuneiden kokeilujen uskotaan kiinnostavan muita, lisäävän yhteistyön vetovoimaa ja sitä kautta uskomme muutosten lähtevän etenemään vapaaehtoisesti ja omalla painollaan, mikä varmistaa pakotettua muutosta paremmin sen, että uusi toimintamalli jää elämään kokeilun jälkeenkin. Muutoksen juurtuminen, kasvu ja sadonkorjuu tapahtuvatkin vasta tulevina vuosina.

  • Tavoitteiden konkretisoiminen arjen työksi +-

    Asiakaslähtöisyys alkaa aina alusta

    Aidon vaikuttavuuden varmistamiseksi tiimin pääpaino avunannossa kohdistuu alkaviin hankkeisiin ja projekteihin. Tämä tarkoittaa, että hankkeissa ollaan vasta kenties tunnistamassa haastetta, jota halutaan ratkoa. Alkuvaiheessa annetun avun ehdottomia vahvuuksia ovat hukkainvestointien minimoiminen, suurimman saavutettavissa olevan taloudellisen hyödyn turvaaminen, automaatioasteen maksimointi ja digiperiaatteiden toteutumisen mahdollistaminen optimaaleimmalla mahdollisella tavalla. Alkuvaiheessa annetun avun yksi seuraus voi myös olla, ettei ajateltua investointia kannatakaan ryhtyä tekemään. Toisin sanoen toteutamme vastuullista kehittämistä edesauttamalla parempien ja perustellumpien hankintojen tekemistä. Tiimin työn pääpaino on vaikuttavuuden maksimoimiseksi käynnistyvissä hankkeissa, mutta jo käynnissä olevillekin hankkeille voimme tarjota tarvittaessa apua esimerkiksi

    • Matkan varrella eteen tulevien asiakaslähtöisyyttä estävien yllättävien haasteiden poistamiseksi
    • Käynnissä olevien hankkeiden mahdollistamien uusien palveluinnovaatioiden muotoilussa
    • Kokemusten ja oppien levittämisessä.

    Mitattavat tavoitteet:

    Mittari 1: Vähintään 50 toimeksiantoa toteutettuna ja tiimin avun välittömät vaikutukset kuvattuina kussakin tapauksessa (muutos toimintaan, avun hyödyt ja käytetty menetelmä)

    Mittari 2: Vähintään 1 toimeksianto jokaiselta hallinnon alalta (hallinnonalat = eri ministeriöt ja poikkihallinnolliset toimeksiannot lasketaan vain kertaalleen hankkeen omistavan hallinnonalan mukaan)

    Molemmat mittarit toteuttavat tavoitteita 1 ja 4 sekä mittari 2 lisäksi tavoitetta 2. Valittujen mittareiden käyttö perustuu oletukseen, että suuri tapahtumamäärä korreloi vähintäänkin jossain määrin vaikuttavuuden leviävyyden ja sitä kautta laajuuden kanssa. Tavoitteen toteutuminen edellyttää lisäksi, että mahdollisimman moni hankkeista on sellaisia, joissa tiimi pääsee vaikuttamaan strategisiin valintoihin.

    Siiloista empatiaan

    Sektorirajat ylittävä yhteistyö ei sinällään ole itseisarvo, mutta lähes poikkeuksetta kuitenkin edellytys, jotta asiakkaiden elämäntapahtumat kokonaisvaltaisesti huomioivat palveluketjut voivat toteutua. Ja koska asiakaskeskeisyys on D9 –tiimin toiminnan keskeisimpiä kulmakiviä on tämän asian toteutuminen toimeksiannoissamme erittäin tärkeää.

    Mitattava tavoite:

    Kaikissa D9 –tiimin toimeksiannoissa kuvataan elämänpolku, johon toimeksianto liittyy ja tunnistetaan ekosysteemi, joka polun mukaista palveluketjua toteuttaa.

    Mittari toteuttaa tavoitteita 1, 3 ja 4. Mittari pohjautuu oletukseen, että asiakkaiden elämäntapahtumat jokseenkin poikkeuksetta sisältävät useita hallinnonaloja tai sektoreita. Lisäksi oletuksena on, että sektorirajat ylittävässä yhteistyössä toteutuu parhaiten myös parhaiden käytäntöjen tietoisuuden levittäminen.

    Hyvä kokemus, parempi juurtuminen

    Jotta osaaminen lähtisi juurtumaan, on yhtenä edellytyksenä, että oppimiskokemus on miellyttävä ja lisäarvoa tuottava. Tästä syystä D9 –tiimi mittaa asiakastyytyväisyyttä kahdella eri tavalla.

    Lisäksi asettamismääräyksen mukaisesti tiimi hankkii ulkopuolisen, puolueettoman tahon arvioimaan tiimin toimintaa ja vaikuttavuutta

    Mitattavat tavoitteet:

    Mittari 1: Nopeiden ja pienten toimeksiantojen asiakastyytyväisyys (herätykset ja kokeilut). Asteikolla 1-5, jossa 5 on paras arvosana, tulee kumulatiivisen asiakastyytyväisyyden olla vähintään 4 vuoden 2018 lopussa. Mittaustulos lasketaan kysymyksellä ”Koetko D9-yhteistyön tuovan lisäarvoa ja hyötyä hankkeellesi?”

    Mittari 2: Valtiokonttorin asiakastyytyväisyyskysely (pidempikestoinen yhteistyö). Vuonna 2018 mittareiden tulee olla vihreällä.

    Mittarit toteuttavat tavoitteita 1, 2 ja 3.

    Kärkihankkeet

    Tiimi tuottaa tilannekuvaa kärkihankkeiden statuksesta liittyen digiperiaatteiden toteutumiseen

    Mitattava tavoite:

    Mittari 1: Puolivuosittain raportoidaan seurantaryhmälle kärkihankkeiden digiperiaate –tilannekuva

    Mittari toteuttaa tavoitetta 5.

  • Toimintamalli +-

    Kuva 1 Geoffrey A. Moore Crossing the Chasm

    D9 –tiimin tehtävää voi hyvin pitkälle verrata Geoffrey A. Mooren teknologian omaksumiskyvykkyyttä kuvaavaan kuilun (”chasm”) ylittämisfilosofiaan. Jotta uusi toimintamalli lähtisi juurtumaan, tiimin on identifioitava varhaiset omaksujat (kipuilevat kokeilijat) eri hallinnon aloilta ja auttaa heitä rakentamaan siltaa valtavirran suuntaan. Jotta tämä sillanrakennus onnistuisi, tarvitaan ensinnäkin luottamukselliset suhteet virastojen ja laitosten kanssa sekä kahden tasoista vaikuttamista:

    1. Strateginen vaikuttaminen: vaikutetaan hallinnon alojen strategisiin linjauksiin, jotta ne tukisivat parhaalla mahdollisella tavalla operatiivisen tason asiakaskeskeistä työtä.
    2. Operatiivinen vaikuttaminen: käytännön apu hankkeissa ja toiminnan kehittämisessä. Työpajojen suunnittelun ja läpiviennin tuki, hankkeiden operatiivisen tason johtamisen tuki ja tietoisuutta lisäävät infotilaisuudet ja koulutukset

    Luottamuksen syntyminen tiimin kanssa tehtävään yhteistyöhön syntyy vain kokemusten kautta ajan kanssa. Sitä prosessia ei juurikaan pysty nopeuttamaan eikä pakottamaan. Asiassa auttaa kuitenkin merkittävästi Valtiokonttorin hyvä maine virastojen keskuudessa sekä toiminnan luonteesta johtuva pitkä historia virastoyhteistyössä.

    Käytävien toimeksiantokeskustelujen tueksi tiimi on luonut palvelukonseptit, joiden avulla yhteistyömalleja voidaan konkretisoida ja päästä nopeammin käytäntöön yhteistyössä.

    Herätys
    Lyhyitä johdatteluja asiakaslähtöiseen toimintamalliin, puheen-vuoroja tai koulutuksia. Koulutuksia voidaan toteuttaa myös nopeina, pieninä kokeiluina. Voidaan käyttää sekä strategisen tason että operatiivisen tason vaikuttamiseen

    Kokeilu
    Noin 1-5 päivän mittaisia lyhyitä sprintejä, joiden tavoitteena on saada kokemusta asiakaslähtöisistä työskentelytavoista ja tuottaa samalla joko konsepti tai MVP (Minimum Viable Product) esimerkiksi kilpailutuksen tueksi. Pääasiassa toimii parhaiten operatiivisen tason vaikuttamisessa, mutta joissakin erityista-pauksissa saattaa omata myös strategisen vaikuttamisen mahdollisuuksia

    Yhteistyö
    Laajamittaisempi ja pitkäkestoisempi yhteistyön muoto, jossa saattaa olla sisäänrakennettuna myös herätyksiä ja kokeiluja. Voi olla esimerkiksi osallistumista ohjelman johtamiseen esiselvitysvaiheessa elämänpolku –ajattelun toteutumisen varmista-miseksi, osallistumista sektorirajat ylittäviin valikoituihin yhteistyöfoorumeihin tai verkostoihin, hankkeiden koordinointia sektorirajat ylittävän yhteistyön varmistamiseksi tai vaikkapa useamman työpajan sarjoja pidemmälle aikajänteelle ulotettuna. Voidaan käyttää sekä strategisen että operatiivisen tason vaikuttamiseen.

  • Työn eteneminen +-

    Tiimin toiminta-ajatuksena on olla ketterä nopean toiminnan joukko, joka jäljempänä kuvattujen sisällöllisten linjausten mukaisesti tukee valtionhallinnon digihankkeita. Tässä vaiheessa ei ole tarkoituksenmukaista tehdä perinteistä projektisuunnitelmaa vuodelle 2017. Vuoden 2018 osalta tilanne arvioidaan erikseen työn edetessä.

    Ohessa prioriteettilistaus töiden valinnan suhteen

    1. Ns. kärkihankkeet
    2. Ensimmäisten kuukausien tarveanalyysin perusteella identifioidut isommat sektorirajat ylittävät asiakokonaisuudet (osittain päällekkäiset ns. kärki-hankkeiden ja ekosysteemifoorumin kanssa):
      • terveys
      • luvat ja valvonta
      • työllistyminen
      • oppiminen ja
      • turvallisuus
    3. Lisäksi työmaassa on varauduttu pienimuotoisesti nopeilla kokeiluilla ja herätyksillä auttamaan myös näiden aiheiden ulkopuolella olevia sektorirajat ylittäviä ja hallitusohjelmaa toteuttavia hankkeita. Valinta osallistumisesta tehdään työtilanteen mukaan.

    Toimeksiantojen aikataulutus tehdään aina yhteistyössä asiakasvirastojen ja –ministeriöiden kanssa. Yksityiskohtainen aikataulutus ei ole täysin D9:n päätösvallassa ja tiimi pyrkii mahdollisimman suureen joustavuuteen ja ketteryyteen, jotta ei syntyisi odotteluaikoja toimeksiantojen välillä.