Suomidigi

Digitalisaation tukea rakentamassa: Konseptin testausta ja toinen prototyyppi

Suomi.fi palveluntarjoajille -hanke on nyt hieman yli puolivälissä. Edellisestä blogikirjoituksesta on jo seitsemän kuukautta, joten summaan tässä yhteen kaiken sen, joka reilun puolen vuoden aikana on ehtinyt tapahtumaan.

Kesä-syyskuu: Käyttäjäymmärryksen laajentamista ja konseptiproton testausta

Design sprintissä tulevalle palvelulle löytyi paljon tarpeita. Tarpeista muotoiltiin konseptitason prototyyppi.

Saimme toukokuussa järjestetyssä Design Sprintissä valmiiksi konseptitason prototyypin, jota validoitiin sprinttiviikon perjantaina tehdyissä testauksissa. Sprintin jälkeen protoa hieman paranneltiin, jotta voisimme jatkotestata sitä vielä kesän aikana.

Kesän aikana jatkoimme sekä tarpeiden kartoittamista että konseptiproton testausta. Kävimme vierailuilla kunnissa ja virastoissa ja haastattelimme henkilöitä, jotka työssään osallistuivat organisaationsa digitaalisten palveluiden kehittämiseen jossakin roolissa. Haastattelun jälkeen haastateltava sai testattavakseen konseptiprototyypin.

Kaikista haastatteluista ja testauksista tehtiin muistiinpanot, jotka koottiin yhteen loppuvuonna.

Loka-marraskuu: Konseptin testaaminen ja tarkentaminen

Prototyypin ensimmäinen versio. Mobiilimuotoiseen prototyyppiin päädyttiin, jotta priorisointien testaus olisi selkeämpää.

Haastatteluiden tekeminen ja konseptiproton testaaminen jatkuivat vielä loppuvuonna. Haastatteluiden lisäksi järjestimme kolme työpajaa. Kaksi työpajaa oli suunnattu Väestörekisterikeskuksen omalle Ratkaisutarjonta-tiimille. Toukokuussa perustettu tiimi toimii asiakasrajapinnassa tukien esimerkiksi suomi.fi-palveluiden käyttöönotossa ja muissa digitalisaatioon liittyvissä haasteissa. Tiimiin kuuluu myös Väestörekisterikeskuksella aloittaneita D9-palvelumuotoilijoita.

Työpajojen tavoitteena oli selvittää minkälaisia tarpeita Ratkaisutarjonta oli työssään eri organisaatioiden kanssa kohdannut (heidän kohtaamansa useimmin kysytyt kysymykset) ja minkälaisia tarpeita heillä itsellään alustalle oli.

Yksi työpajoista järjestettiin Väestörekisterikeskuksen ulkopuolisille henkilöille. Tähän työpajaan saapui eri rooleissa julkishallinnon digitalisaation edistämiseen osallistuvia henkilöitä.

Työpajojen ja haastatteluiden havainnoista tehtiin yhteenveto, johon kirjattuja havaintoja listattu tähän alle.

Keskeiset haasteet

  • Asiakaslähtöisyys: Kuinka kehitän palveluita asiakaslähtöisesti? Miten voin tietää asiakkaan aidot tarpeet ja miten saan asiakkaat mukaan palvelun kehittämiseen?
  • Kehityksen alkuvaiheet: Mistä saan rahoitusta ja henkilöresursseja kehittämiselle? Miten varmistan, että kaikki tietävät mitä olemme tekemässä ja ketä se koskee? Miten selviydyn byrokratian keskellä?
  • Hankinta ja kilpailutus: Kuinka selviydyn tästä? Miten löydän sopivan toimittajan?
  • Kokonaisvaltaisuus: Miten uudistan toimintatapoja? Miten hahmotan ja hallitsen kokonaisuuden?
  • Siilot: Miten toimin ympäristössä, jossa sekä budjetti että toiminta ovat omissa siiloissaan?
  • Yhteinen ymmärrys: Kuinka ymmärtää terminologiaa? Yhteistä puhetta samoista asioista ja oppien vaihtoa on vaikea saada aikaan.

Keskeiset tarpeet tai toiveet

  • Tärkeäksi koetut teemat: Hankinnat, asiakaslähtöisyys (palvelumuotoilu), saavutettavuus, ketterä kehittäminen, yhteentoimivuus, data
  • Tieto ja esimerkit: Case-esimerkkejä (myös epäonnistumisista), checklistit, hajautetun tiedon kokoaminen yhteen, mahdollisuus uuden oppimiseen ja tiedon löytämiseen
  • Tuki: Asiantuntijatuki ja vertaistuki, tuki palveluiden käyttöönottoon
  • Kommunikaatio ja verkostot: Yhteistyöverkostojen löytäminen ja eri verkostojen vahvuuksien tunnistaminen

Nykyiset tietolähteet ja kanavat:

  • Some (pääasiassa Twitter ja LinkedIn)
  • Uutiskirjeet (bongataan tilaisuuksia, tilataan kiinnostavista aiheista)
  • Google (menetelmien hakeminen ja tieto uusista teknologioista)
  • Verkostot (Slack, Teams, Yammer)
  • Valmiit kontaktit (kysytään suoraan ihmiseltä, jonka arvellaan tietävän)

Marras-joulukuu: Konseptipalautteen kooste, sisältöobjektisuunnitelma ja prototyypin päivittäminen

Sisältöobjektien avulla on hahmoteltu rakennetta uuden Suomidigin sisällöille.

Kaikki kesän ja syksyn aikana kerätyt palautteet koottiin loppuvuonna yhteen seuraavan prototyyppiversion pohjaksi. Yleisellä tasolla palvelukonsepti herätti käyttäjissä selkeää kiinnostusta ja sille nähtiin tarvetta. Ensimmäinen prototyyppi koettiin selkeänä ja visuaalisesti miellyttävänä.

Käyttäjätestaukseen osallistuneet nostivat esiin monia erilaisia haasteita, tuki- ja tietotarpeita digitalisaatiokehitykseen liittyen. Näihin tarpeisiin uuden Suomidigin toivottiin vastaavan. Toiveisiin lukeutui sekä laajoja (kokonaiskuvan saaminen kansallisesta digikehittämisen tiekartasta) että spesifejä tarpeita (konkreettinen tieto, työkalut ja esimerkit), joihin uusi Suomidigi voisi tuoda apua ja tukea.

Kritiikkiä prototyyppi sai terminologiasta – termit eivät olleet yhteneväisiä eivätkä kaikilta osin ymmärrettäviä. Myös arvolupaus kaipasi kirkastusta; kenelle palvelu on tarkoitettu, mihin tarkoitukseen, mitä käyttäjä siitä hyötyy ja miten palvelu eroaa jo olemassa olevista eri kanavista.

Saatujen palautteiden perusteella prototyyppi päivitettiin. Samalla syntyi myös ensimmäinen tarkemman tason suunnitelma siitä, minkälaisista palasista palveluun tulevat sisällöt koostuisivat. Ensimmäiset hahmotelmat sisältörakenteista otettiin osaksi toista prototyyppiä.

Tammikuu-helmikuun alku: Prototyypin testaaminen ja uudet työntekijät

Toinen prototyyppi syntyi ensimmäisen prorotyypin ja laajemman käyttäjäymmärryksen pohjalta.

Tammikuun alussa saimme vahvistusta tiimiimme, kun rekrytoinnin kautta mukaan tuli kokonaiskonseptin kehittämiseen ja verkostotoiminnan tukemiseen palvelumuotoilun asiantuntija sekä tulevaa kehittäjätiimiä ohjaamaan tuoteomistaja. Tähän mennessä kehittämistä oli tehty kahden virkamiehen sekä vaihtuvan konsulttimäärän voimin. Lisäksi kehittämiseen oli osallistunut ja osallistuu jatkossakin erilaisia sidosryhmiä, loppukäyttäjiä sekä Väestörekisterikeskuksen kokonaisketterän kehittämismallin mukainen sisältötiimi. Uusien tiimiläisten myötä tekeminen on päässyt aivan uudenlaiseen vauhtiin.

Toista prototyyppiä testattiin tammi- ja helmikuun aikana. Mukana oli sekä sellaisia testaajia, jotka olivat nähneet ensimmäisen prototyypin että sellaisia, joille koko konsepti oli uusi. Kuten aikaisemminkin, myös tällä kertaa testausten observointiin osallistui virkamiesedustusta. Testausten yhteenveto valmistuu helmikuun lopussa, jolloin käymme läpi tulevia suunnitelmia tarkemmin.

Seuraavat stepit

Kevään aikana jatkamme vuoropuhelua loppukäyttäjien kanssa. Tavoitteenamme on kiertää erityisesti kunnissa ja virastoissa, jotta pystyisimme kehittämään palvelua mahdollisimman paljon todellisia tarpeita vastaavaksi. Kutsu meidät siis kylään! Lisäksi tulemme jatkamaan jo aloittamiamme keskusteluja muiden saman kohderyhmän kanssa työskentelevien tahojen, hankkeiden ja organisaatioiden kanssa. Tavoitteena on saada aikaan yhteistyötä ja sitä myötä myös aidosti siilottomasti tukeva ja auttava kokonaisuus päällekkäistä työtä välttäen.

Kevään edetessä tulemme myös tekemään päätöksen teknisestä alustasta, jolle tuleva palvelu tullaan rakentamaan. Kun alusta on valittu, kilpailutamme siihen tekijätiimin, joka toivon mukaan aloittaa työnsä jo kesälomien korvalla.

Tutustu uuteen Suomidigiin ja hankkeeseen sen takana:

 

suopasuomidigidigitalisaation tukisuomi.fi palveluntarjoajille