Suomidigi

Digitalisaation tukea rakentamassa: Design Sprint

Suomi.fi palveluntarjoajille -hankkeessa kehitettävän palvelun alustava konsepti on nyt saatu muotoiltua. Prototyypissä Suomidigi-nimeä kantava kokonaisuus tulee muotoutumaan verkkopalvelusta, joka tarjoaa monimediallista tietoa, valmiita ratkaisuja ja yhteisöllisiä elementtejä. Lisäksi konseptikokonaisuuteen kuuluvat myös erilaiset koulutukset ja asiantuntijatuki. Konsepti syntyi taustatyön, keväällä järjestettyjen työpajojen ja toukokuun viimeisellä viikolla järjestetyn Design Sprintin yhteentiivistymänä. Tässä (ehkä kaikkien aikojen pisimmässä) blogissä käydään läpi Design Sprint -viikkoa. Uskon, että menetelmä sopisi laajemminkin julkishallinnossa hyödynnettäväksi!

Ajatus Googlen kehittämän Design Sprint -menetelmän hyödyntämisestä osana Suomi.fi palveluntarjoajille -hankkeen konseptisuunnittelua virisi keväällä D9:n Anni Leppäsen innoittamana. Anni oli osallistunut aiemmin useisiin Design Sprintteihin ja sai meidät (Annette Hotari; SuoPa-hankkeen hankepäällikkö ja minä; Suomidigin vastuuhenkilö) nopeasti vakuutettua menetelmän toimivuudesta.

Ennen sprinttiviikkoa

Googlen kehittämän menetelmän tavoitteena on saada viikossa aikaan puolen vuoden työ.  Viikkoon sitoutetaan tekevästä organisaatiosta useita henkilöitä, sellaisiakin, jotka normaalisti eivät osallistu palvelumuotoiluprojekteihin. Ulkoistimme viikon kokonaisfasilitoinnin Digitalistille, joka tarjosi puitteet ja useamman menetelmän asiantuntijan viikon ajaksi käyttöömme.

SuoPa-hankkeen Design Sprinttiin osallistui yhteensä (mielettömän suuret kiitokset jokaiselle!), joista valtaosa oli Väestörekisterikeskukselta. Koko viikon tai lähes koko viikon paikalla olivat arkkitehti, muutama palvelun omistaja, SuoPa-hankkeen hankepäällikkö ja muutama tietyn teeman syväosaaja. Lisäksi D9:ltä mukana olivat arkkitehtuuriosaaja ja kokeilukehittämisen asiantuntija. Design Sprintin ensimmäisenä päivänä mukana oli eri teemojen asiantuntijoita ja tiistaina paikalla oli VRK:n ylintä johtoa. Perjantaina prototyyppiä testasi kahdeksan henkilöä eri puolilta julkishallintoa.

Kalenterivarausten lisäksi sprinttiviikon valmisteluihin liittyivät laajan materiaalin koostaminen järkeenkäyväksi kokonaisuudeksi. Koosteen pohjalta viikon osallistujat, joista suurin osa ei ollut aikaisemmin ollut mukana hankkeessa, pääsivät kärryille siitä mitä oltiin tekemässä ja miksi.

Maanantai: Kokonaiskuva ja tavoitteiden asettaminen

Design sprint -viikkomme käynnistyi menetelmän esittelyllä. Päivän tehtävänämme oli pohtia kaikkia esille nousevia asioita How might we -menetelmän näkökulmasta. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että jokaisesta esille nousevasta asiasta meidän tulisi pohtia sitä, miten voisimme nostaa tämän esille SuoPa:ssa luotavassa kokonaisuudessa. Tarkoituksena oli ainoastaan esittää kysymyksiä, ei vielä pohtia ratkaisuja.

Kävimme SuoPan kokonaisuutta läpi ensin hankkeen näkökulmasta. Hankepäällikkö Annette Hotari avasi hankkeen taustoja: minkälaisia ajatuksia hankkeen asettamisessa on ajateltu? Kävimme nopeasti läpi myös hankkeessa jo tehtyä työtä, esimerkiksi työpajoista nousseita havaintoja.

Olimme etukäteen valinneet hankkeen kannalta keskeisimmiksi digitalisaatioon liittyviksi teemoiksi asiakaslähtöisyyden, digiturvallisuuden, arkkitehtuurin, ketterän kehittämisen, datan ja apit, saavutettavuuden, vaikuttavuuden, yhteentoimivuuden ja olemassa olevat yhteiset ratkaisut. Kävimme teemoja läpi lyhyesti paikalla olevien asiantuntijoiden perehdyttämänä.

Keskustelimme myös laajasti SuoPan kohderyhmästä. Työpajojen ja muiden havaintojen perusteella Anni oli luonut viisi persoonaa, joiden työtehtävät sivusivat digikehittämistä. Keskustelimme ja pohdimme, ovatko havainnot yhtenäisiä omiemme kanssa. Samalla totesimme, että tarvitsemme ehkä yhden uuden persoonan lisää. Sellaisen joka edustaa tekevää, ehkä toimittajan, näkökulmaa.

Valitsimme lopulta persoonista kaksi, joiden tarpeisiin päätimme keskittyä tulevina päivinä. Valikoituneet persoonat olivat hankejohtaja sekä järjestelmäarkkitehti, sillä totesimme näiden kahden edustavan lähes vastakkaista näkökulmaa SuoPassa luotavaa palvelua kohtaan. Siinä missä hankejohtajan tulee ymmärtää ylätason kokonaiskuva kaikista teemoista kytköksineen, perehtyy järjestelmäarkkitehti yhdessä teemassa todella syvälle.

Päivän lopuksi kävimme läpi tekemämme HMW-muistiinpanot. Olimme kirjoittaneet kysymyksemme post it -lapuille ja koostimme kaikki laput seinälle samalla teemoja luoden. Muistiinpanoista nousi esille esimerkiksi tarve ongelmalähtöisille ratkaisuille, vertaistuelle, personoidulle käyttäjäkokemukselle, tekoälyn hyödyntämiselle ja vaikuttavuuden arvioinnille ja esittämiselle.

Kokonaisfiilis päivän päättyessä oli hivenen sekava, mutta innostunut.

Olennaista maanantaina:

  • HMW-menetelmä
  • Kokonaisuuteen liittyvien teemojen läpikäynti
  • Käyttäjäpersoonat ja niistä kahden valitseminen

Tiistai: Benchmarkit ja ensimmäiset ideat

Tiistai alkoi edellisen päivän kertauksella. Päivän aikana saimme myös jatkaa edellisenä päivänä opittua HMW-lappujen kirjoittamista.

Paikalle oli saapunut VRK:n ylintä johtoa, jolle edellisen päivän antia esiteltiin. Saimme myös peilattua ajatuksiamme johdon kanssa ja kuulosteltua heidän näkemyksiään tulevan palvelun oikeasta suunnasta.

Kävimme tiistaiaamuna myös läpi erilaisia benchmarkkeja vastaavista palveluista ulkomailta. Tulimme keskusteltuamme siihen tulokseen, että itse asiassa täysin vastaavasta kokonaisuudesta ei ole olemassa tuoreita esimerkkejä, sillä viimeiseen pariin vuoteen ei vastaavaa kehitystä ole juurikaan ollut. Esimerkiksi brittien tai aussien versioissa ei ole muutamaan vuoteen tapahtunut merkittäviä muutoksia.

Teemaan liittyvien esimerkkien jälkeen jokainen sai miettiä omista kokemuksistaan sellaisia palveluita, joiden toteutuksessa olisi jotain uuteen, digikehittäjälle tarkoitettuun palveluun lainattavissa.

Johdon kanssa käydyn keskustelun ja esimerkkien jälkeen etenimme tulevan palvelun suunnitteluun. Menetelmän ensimmäisessä vaiheessa jokainen keräsi itselleen muistiinpanoja seinälle kerätyistä HMW-muistiinpanoista. Tämän jälkeen jokainen työsti itsekseen, vapaaseen tyyliin, ensimmäisen aihion omasta konseptistaan. Tämän jälkeen aihiota vietiin eteenpäin ideakasin avulla. Menetelmässä aihiota tai yhtä sen yksityiskohtaa vietiin eteenpäin nopeasti luoden siitä kahdeksan eri versiota kahdeksassa minuutissa.

Pikaversioiden jälkeen jokainen loi vielä oman hahmotelmansa kokonaiskonseptista seuraavaa aamua varten. Konseptille tehtiin alustava verkkopalveluluonnos mobiilikoossa. Lisäksi palvelun käyttö kuvattiin auki kirjalliseen muotoon.

Fiilis tiistain jälkeen oli maanantaita selkeämpi, tosin laaja kokonaisuus aiheutti edelleen päänvaivaa.

Olennaista tiistaina:

  • Yhteisymmärrys johdon kanssa
  • Benchmarkit
  • Omien palvelukonseptien luominen yhteisten HMW-muistiinpanojen pohjalta

Keskiviikko: Valinnat

Keskiviikkoaamu alkoi taidenäyttelyllä. Edellisenä iltapäivänä luodut konseptiaihiot oli nostettu seinille ja saimme kiertää katsomassa versioita samalla huomioitamme post it -lapuille kirjoittaen. Emme tässä vaiheessa vielä tienneet kuka oli minkäkin konseptin takana.

Nostimme äänestämällä esille konseptiehdotuksissa ja ehdotusten kommenteissa olevia seikkoja. Tämän jälkeen keskustelimme ehdotuksista ja saimme kuulla, kuka minkäkin ehdotuksen taustalla oli. Osa ehdotuksista oli lähestynyt kokonaisuutta jonkin tietyn yksityiskohdan kautta, osa taas laaja-alaisemmin. Monissa ehdotuksissa oli paljon samoja piirteitä, mutta silti kahta samanlaista ehdotusta ei ollut.

Ehdotusten läpikäynnin jälkeen Annette hankepäällikkönä teki valinnat siitä, mitkä nostot tultaisiin valitsemaan prototyyppiin. Valinnat kohdistuivat ideoihin, jotka eivät olleet ilmeisiä verkkopalvelun elementtejä, kuten tekoälyyn liittyvä osuus. Tämän jälkeen teimme yhdessä karkean version prototyypistä yhdistelemällä tärkeimmiksi nostettuja asioita 15-kohtaiseen kuvakäsikirjoitukseen. Tämä oli helpommin sanottu kuin tehty ja osan työstä jouduimme jättämään seuraavalle päivälle.

Fiilis keskiviikon jälkeen oli jo edelleen melko sekava, sillä  yhteisen näkemyksen löytäminen alustavaan prototyyppihahmotelmaan oli haastavaa.

Olennaista keskiviikkona:

  • Taidenäyttely
  • Valinnat prototyyppiin nostettavista asioista
  • Prototyypin luonnostelu

Torstai: Prototypointi ja roadmap

Torstaiaamuna jatkoimme loppuun keskiviikkona aloitetun prototyypin luonnostelun. Jakauduimme kahteen ryhmään, joista molemmat vastasivat kahden sivun hahmotelmista.

Hahmotelmien jälkeen alkoi prototyypin tekeminen. Prototyyppiä oli tekemässä Digitalistilta kaksi tekijää ja lisäksi toimin itse sisältövastaavana tehtyjen hahmotelmien pohjalta. Samaan aikaan muu tiimi loi yhdessä SuoPa-hankkeen roadmappiä vuoden 2020 loppuun saakka.

Roadmapin luomisen jälkeen virkamiesosallistujat perehdytettiin seuraavan päivän validointiin. Tavoitteena oli, että validoijina, siis palvelukonseptin testauttajina, toimisivat virkamiehet. Testitilannetta varten luotiin käsikirjoitus, johon merkittiin ylös testauksessa huomioitavat seikat ja tukikysymykset.

Fiilis torstain jälkeen oli selkeä ja kaikki odottivat innolla perjantain validointia.

Olennaista torstaina:

  • Prototypointi
  • Roadmap
  • Validointiin valmistautuminen (käsikirjoitus)

Perjantai: Validointi

Olimme aikaisemmilla viikoilla ja lisäksi vielä samalla viikolla rekrytoineet kohderyhmään kuuluvia käyttäjiä testaamaan Design Sprintissä kehitettävää prototyyppiä (linkki konseptikuvaukseen ja prototyyppiin tämän tekstin lopussa). Yhteensä paikan päällä Helsingissä palvelukonseptia testasi perjantaina kahdeksan henkilöä, jotka työssään olivat tekemisissä digitalisaation kanssa joko kunnassa tai esimerkiksi virastossa. Olimme kalenteroineet perjantaille myös etätestauksia, mutta nämä jouduttiin siirtämään huomatessamme, että aikamme ei tulisi riittämään kaikkeen.

Teimme testit Digitalistin tiloissa. Käytössämme oli erilliset huoneet testaukseen ja observointiin siten, että testaustilanteessa olivat läsnä virkamiestestaaja, testauksen tekijä ja Digitalistin henkilö tekemässä muistiinpanoja. Lisäksi videoyhteyden päässä testausta observoi yhdestä kolmeen virkamiestä.

Testauksissa nousi esille erinomaisia huomioita konseptista, kiitos jokaiselle testaajalle! Testaustilanne oli myös hyvä oppimiskokemus meille virkamiehille – kaikki eivät olleet toimineet testihaastattelijana tai observoijana aikaisemmin.

Testausten jälkeen kokosimme yhteen observoijien tekemät havainnot. Oli mukava huomata, että prototyypistä oltiin pidetty ja monia osuuksia oli pidetty toimivina. Onneksemme saimme myös sellaisia palautteita, jotka herättelivät meissä tarpeita joidenkin osuuksien jatkokehittämiseen. Tulleet havainnot kirjattiin ylös, jotta voisimme ottaa ne huomioon seuraavaa prototyyppiä ja myöhemmin oikeaa palvelua suunnitellessamme.

Olennaista perjantaina:

  • Kohderyhmään sopivat testaajat
  • Virkamiehet testauttajina ja observoijina
  • Yhteenveto havainnoista

Design Sprint kokonaisuutena ja hankkeen jatko

Design Sprintin sanotaan toimivan menetelmänä parhaiten silloin, kun suuri työ, esimerkiksi konseptointi, halutaan tehdä tehokkaasti ja nopeasti lyhyessä ajassa. Kuluneen viikon perusteella oma arvioni on, että ainakin SuoPa-hankkeessa kehitettävän kokonaiskonseptin kirkastamisessa menetelmä oli juuri paikallaan. Uskon, että menetelmän avulla pystyy selkiyttämään laajasti julkisella puolella olevia hähmäisiä kokonaisuuksia tai niiden yksittäisiä osa-alueita.

Oli myös hienoa huomata, että vaikka lähes kaikki Design Sprinttiin osallistuneet henkilöt osallistuivat menetelmään ensimmäistä kertaa, olivat kaikki todella innoissaan ja positiivisesti latautuneita. Menetelmälle uskallettiin antautua ja mielestäni lopputulos oli uskaltamisen arvoinen. Myös johto oli tyytyväinen menetelmän avulla saatuihin tuloksiin.

Seuraavaksi SuoPa-hankkeessa syvennetään erityisesti kuntapuolen tarpeiden ymmärrystä. Kesän aikana kuntasektorille tullaan tekemään prototyypin validointeja yhdistettynä haastatteluihin, jotta tuleva palvelu vastaisi paitsi valtiotason, myös kuntatason tarpeisiin. Lisäksi hankkeessa koostetaan yhteen kaikki olemassa oleva tieto nykyisten, SuoPa-kokonaisuuteen liittyvien, palveluiden käyttäjistä ja heidän tarpeistaan.

Tässä blogisarjassa seurataan SuoPa-hankkeen etenemistä. Tämä on sarjan viides osa. Haluatko osallistua hankkeen järjestämiin tilaisuuksiin ja yhteiskehittämiseen? Ilmoittaudu mukaan: Linkki ilmoittautumislomakkeelle 

Sarjan aikaisemmat osat:

4 Digitalisaation tukea rakentamassa: Toinen työpaja asiakasymmärryksen kartoittamiseksi

3 Digitalisaation tukea rakentamassa: Ymmärryksen syventämistä työpajassa

2 Digitalisaation tukea rakentamassa:  Millaista tukea kehittäjät ja johtajat tarvitsevat digitalisaatioon?

1 Digitalisaation tukea rakentamassa: SuoPa-hankkeessa käynnistyi konseptointi

palvelumuotoilusuopa-hankesuopadigitalisaation tukidesign sprint