Artikkelit

Energiaviraston dynaaminen hankintajärjestelmä ja kuinka se toteutettiin

Energiavirasto kokosi timantinkovan kehitystiimin viraston järjestelmien kehittämistä ja ylläpitoa varten. Hankinnat tehtiin uuden dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisinä kilpailutuksina.

Kuten monissa virastoissa, myös Energiavirastossa on käytössä useita omia substanssijärjestelmiä. Valvovalla viranomaisella ne ovat erilaisia asiankäsittelyjärjestelmiä. Kun on tarvittu esimerkiksi päivityksiä, ne on tilattu joltakin toimittajalta. Tämä malli johtaa helposti niin sanottuun toimittajaloukkuun. Siellä asiat eivät aina etene, eikä tieto liiku, kun ihmiset vaihtavat työpaikkaa tai -tehtäviä. Muitakin sivuvaikutuksia voi ilmetä.

– Pahimmillaan olemme maksaneet samasta päivityksestä kolmeen kertaan, kun sama toimittaja on hallinnoinut palvelimia. Ei kovin dynaamista tai ketterää toimintaa meidänkään puoleltamme siis, sanoo Energiaviraston erityisasiantuntija Tiina Luoma.

Paremmin ja nopeammin

Erityisasiantuntija Tiina Luoma on tyytyväinen Energiaviraston ratkaisuun hyödyntää dynaamista hankintajärjestelmää.

Energiavirastossa tiedettiin, että Keski-Euroopassa oli jo käytetty jonkin verran dynaamista hankintajärjestelmää. Suomessa sellaiseen ei juurikaan oltu totuttu vielä muualla, kuin Liikenneviraston tiepäällysteiden kilpailutuksessa.

– Niinpä päätimme perustaa sellaisen. Dynaamisuus tulee siitä, että järjestelmään voi liittyä koska tahansa ja poistua koska tahansa. Se ei velvoita yrityksiä tarjoamaan mitään, mutta järjestelmän sisällä voidaan minikilpailuttaa.

Dynaamisessa hankintajärjestelmässä kilpailutus voi olla voimassa esimerkiksi vain kymmenen päivää normaalin 30 päivän sijaan.

– Siihen kun lyödään päälle vielä hankintapäätökset ja sopimukset, on helposti kulunut kolmesta neljään kuukautta, ennen kuin päästään tekemään mitään, sanoo Luoma.

Dynaamiseen hankintajärjestelmään voi laatia ehtoja samaan tapaan, kuin puitesopimuksissa. Energiaviraston ehtona on vain se, mukana olevalla yrityksellä on Platform as a Service (PaaS) Microsoft Azure -referenssi, eli kokemusta Microsoftin pilvipalvelusta.

Panostus kannattaa aina

Dynaamisen hankintajärjestelmän perustamisessa Energiaviraston asiantuntijat saivat arvokasta apua Hanselilta. Trafi ja Väestörekisterikeskus antoivat taustatukea monitoimittajaympäristöjen rakentamisessa.

– Saimme heiltä valmiita sopimuspohjia, joista oli paljon apua. Vaihdoimme myös ajatuksia kokemuksistamme ja kohdatuista haasteista. Totesimme myös, että haluamme oman tiimin työnohjauksemme alle, jotta homma pysyy omissa käsissämme ja voimme tehdä asioita ketterästi. Julkisissa hankinnoissa kun on kilpailutuksen takia aina omat haasteensa ketteryyden kannalta.

Luoman mukaan eniten työtä oli perustamisvaiheessa, mutta panostus kannatti.

– Suurin etu dynaamisessa hankintajärjestelmässä on ollut se, että kun tulee kilpailutuksia, niistä voi viestiä järjestelmään etukäteen. Se lisää ketteryyttä ja vauhdittaa prosesseja. Tämä osoittautui meiltä hyväksi valinnaksi.

Kaikki järjestelmät pilveen

Koko projektin taustalla on ollut siirtää Energiaviraston substanssijärjestelmät PaaS -palveluiksi käyttäen alustana Microsoft Azurea.

– Tulevaisudessa haluamme kaikki järjestelmät PaaS:n päälle. Silloin meillä ei olisi enää palvelimia vaan palveluja, joita käytämme. Näin olemme esimerkiksi parhaillaan tekemässä sähkönhinta.fi -palvelua. Olemme siirtäneet lähes kaikki palvelimemme virtuaalikoneiksi pilveen. Kun uudistamme vanhoja järjestelmiä, siirrämme niitä PaaS palveluiksi Azuren alustalle. Etu tulee päivittämisessä. Pilvessä olevat mikropalvelut näyttäytyvät käyttäjälle normaalina järjestelmänä, kertoo Luoma.

Viime vuodenvaihteessa Energiavirastossa otettiin käyttöön Cloudian dynaaminen hankintajärjestelmä-palvelu, joka avitti Luoman joukkoja dynaamisen hankintajärjestelmän rakentamisessa.

– Taisimme olla ensimmäisiä, jotka ottivat sen käyttöön. Kyseessä on helppo ja ohjaava palvelu. Onhan sielläkin tullut bugeja vastaan, mutta ne on korjattu kiitettävällä syklillä.

Punainen lanka esiin

Energiavirastossa haasteena on se, että kehitystiimin asiantuntijoilla on monta projektia päällekkäin. Niinpä asiantuntijoiden töitä on jaettu niin, ettei heillä olisi kuin korkeintaan kaksi projektia yhtä aikaa. Luoman mukaan tämä ei ole varmasti halvin tapa kehittää, mutta tehokas se on.

– Olemme onnekkaita, että meillä Energiavirastossa sekä kehitystiimissämme on niin hyviä asiantuntijoita. Kehitystiimin yhteen hiileen puhaltamisen eteen on tehty paljon töitä, sillä he edustavat eri toimittajia. Näkisinkin, että organisaatiossa pitää ehdottomasti olla ihmisiä, jotka saavat asiantuntijat tiimiytymään.

Tämäkään projekti ei olisi mennyt maaliin, ellei punainen lanka olisi ollut koko ajan näkyvissä.

– Jota saadaan tuloksia, pitää osata priorisoida asioita. Pitää kehdata sanoa, jos jokin asia ei toimi. Pitää olla uskallusta ja nöyryyttä huomata ja myöntää omat virheensä – ja pitää olla valmius jatkaa sen jälkeen tiukasti eteenpäin. Riskejäkin pitää uskaltaa ottaa, Luoma muistuttaa.

– Meiltä saa kysyä vinkkejä ja apua ja saa tulla vaikka katsomaan, miten teemme töitä. Olemme pyrkineet esimerkiksi siihen, ettei mikään olisi yhden henkilön takana ja backupeja olisi aina tarvittaessa käytössä.

Sivun kuvituskuva Fabio Ballasina /Unsplash

digitalisaatiodynaaminen hankintaazurepilvipalveluenergiavirasto