Artikkelit

Julkisen sektorinkin maksaminen siirtyy verkkoon – kansallinen maksuratkaisu syntyi laajalla yhteistyöllä

Julkishallinnossa siirrytään nopeasti verkkomaksamiseen. Digitaalisesti ostetaan passeja, liikuntarannekkeita, karttapalveluja ja ladataan matkakortteja. Jo nyt digitaalisesti pyöritetään kymmeniä tuhansia maksuja päivässä. Lähitulevaisuudessa lukumäärä nousee satoihin tuhansiin.

Valtiokonttori sai tehtäväkseen järjestää verkossa toimivan maksamisratkaisun, joka palvelee kaikkia.  Julkishallinnon digitalisoinnin periaatteiden nimissä projektille piti saada osaavat toteuttajat.

Ohjausryhmää varten kartoitettiin keskeiset toimijat, joilla on paljon maksuja. Kuntasektorin puolelta mukaan otettiin Kuntaliitto ja virastoista Tulli, Verovirasto, Trafi, Maanmittauslaitos sekä Patentti- ja rekisterihallitus. Testaukseen ja kehitystyöhön tarvittiin kokemusta ja ymmärrystä.

– Tiedustelimme, voisiko PRH toimia tässä ikään kuin koekaniinina ja auttaa meitä prosessien määrittelyissä. Tarvitsimme arkkitehtuurista taustatukea ja tiesimme, että siellä oli paljon osaamista rahavirtojen kirjanpidollisesta digitalisesta käsittelystä. Kokeilevan ja ketterän kehittämisen malleista puhumattakaan, kertoo Valtiokonttorissa hankepäällikkönä tuolloin toiminut Jukka Sorvali.

Patentti- ja rekisterihallitus oli automatisoinut ja digitalisoinut maksamisen prosessit jo aiemmin omissa palveluissaan taloushallintoon ja kirjanpitoon asti. PRH:n puolesta puhui myös se, että se on yksi isoista valtiohallinnon virastoista, joka kerää maksulliset suoritteet verkkomaksuina. Patentti- ja rekisterihallituksen it-arkkitehti Markku Satulehto lähti projektiin innolla mukaan.

– Meillä on jo pitkään ollut strategisena linjauksena se, että pyrimme olemaan mukana kaikessa julkishallinnon digitalisaatioon liittyvässä ihan eturintamassa. Halusimme mukaan myös siksi, että saisimme ajoissa kaiken tarpeellisen tiedon, jotta pystyisimme tekemään oman yleisen ratkaisun omia asiointipalvelujamme varten.

Kun oikea yhteistyökumppani oli löytynyt, osapuolet kartoittivat tavoitteiden istuvuuden olemassa oleviin ratkaisuihin. Kun pelikenttä, pelaajat ja valmentajat olivat valmiina, käärittiin hihat.

Ketteryys ennen kaikkea

Valtiokonttori ohjasi, PRH konsultoi ja testasi ja pilottiasiakkaat Trafi, Turun kaupunki ja MLL olivat aktiivisesti mukana. Pilottiorganisaatioiden tarpeet kartoitettiin suoraviivaisesti ja maksamisratkaisun ensimmäinen versio polkaistiin nopeasti käyttöön.

– Pyrimme alusta lähtien pois kankeudesta. Projektikokouksia oli viikottain ja erityisesti Turun kaupungin kanssa olimme säännöllisesti suorassa kontaktissa. Myös Paytrail oli ketterästi mukana. Meillä oli paljon pikaviestintää ja muita yhteydenottoja ohi virallisen projektikokouskäytännön, sanoo Satulehto.

Tämä tarkoitti sitä, että kun PRH:ssa havaittiin jotain, tieto jaettiin välittömästi muille ja asiasta keskusteltiin. Ei tarvinnut odotella seuraavaa kokousta.

– Reaktionopeus ja ratkaisujen tuottamissykli oli tehokasta. Ja kun ilmeni ongelmia, ratkaisuja saatiin pöytään nopeasti. Tiimit puhalsivat hienosti yhteen hiileen, kehuu Sorvali.

Tiukkaa testausta

PRH toteutti kokeiluja ja testausta varten yksinkertaisen käyttöliittymän matkimaan oikeita asiointisovelluksia. Automatisoitua kirjanpitoa varten tehtiin oma ratkaisunsa. Näiden avulla protoiltiin maksuoperaattoriksi valitun Paytrailin alustan toimivuutta ja vaatimusten mukaisuutta sekä mahdollisimman skaalautuvaa kirjanpitointegraatiota.

– Testasimme oikeastaan kaikki mahdolliset käyttötapaukset. Niitä oli lähes kaksisataa ja huomasimme nopeasti, että PRH:n arkkitehtuuriratkaisu on suorastaan ylivertainen. Siinä yhdistyivät tämän päivän ja tulevaisuuden ratkaisut, Satulehto sanoo.

Paytrail kehitti samanaikaisesti omaa palveluaan PRH:n palautteen mukaan. Jukka Sorvali kiittelee PRH:n roolia myös tässä prosessissa.

– Toimittaja joutui tekemään omassa rajapinnassaan muutoksia ja lisäämään toiminnallisuuksia, jotta roolitukset ja konsolidoidut saatiin raportit toimimaan. Kaikki toimi täysin ketterän kehityksen mallin mukaan. Paytrailin, kehitystiimin ja PRH:n jatkuvaa tiivistä vuoropuhelua oli ilo seurata. Yhteistyö toimi hienosti ja oppia tuli puolin ja toisin.

Tietoturvallisesti ennen kaikkea

Aina kun käsitellään rahaa ja henkilötietoja, tietoturva on korostuneessa roolissa. Saman ratkaisun piti toimia erilaisissa järjestelmissä ja ympäristöissä. Taloushallinnon järjestelmät, verkkosivustot, ja asiointipalvelut ja rajapinnat ovat usein erilaisia. Tämä pitää huomioida kehitystyössä.

PRH:ssa käytettiin avoimeen lähdekoodiin perustuvia ilmaisia alustoja ja teknologiaratkaisuja.

– Kehittämistyötä ostimme toimittajaltamme tuntiveloituksella, mutta lisenssimaksuihin ei mennyt senttiäkään, kertoo Satulehto.

Omat haasteensa asetti se, että palvelun piti olla Suomi.fi:n brändin mukainen. Toiminnallisuuksia ja palvelujen integrointia pyrittiin kuitenkin parantamaan, sillä Satulehdon mukaan prosessit voidaan automatisoida kattavasti.

– Esimerkiksi tällä hetkellä Suomi.fi:ssä asioiva ihminen joutuu tunnistautumaan joka kerta, kun hän käyttää eri organisaatioiden palveluja. Haemme tähän mahdollisimman helppokäyttöistä ratkaisua, jolla voitaisiin tunnistautua vain kerran vahvasti, asioida sen jälkeen kaikissa palveluissa, kerätä tarvitut palvelut ostoskoriin ja maksaa kaikki keralla.

Ylivertaista arkkitehtuuria ja yhteistyötä

Yhteisprojekti tuki vahvasti sitä, että PRH:n ketterän kehittämisen mallia kannatta viedä eteenpäin. Satulehto pitää erittäin hyödyllisenä, että Turun kaupunki saatiin mukaan pilotoimaan.

– He huomasivat manuaalisen työn merkittävän osuuden prosesseissaan ja halusivat automatisoida ne mahdollisimman pitkälle. Työ oli haasteellista, mutta Turku avasi prosessejaan, vuoropuhelumme johti toimivaan ekosysteemiin ja yhteistyömalli alkoi muotoutua.

Jukka Sorvalin mukaan Patentti- ja rekisterihallituksen arkkitehtuurimallista kannattaa ottaa mallia.

– Markku teki PRH:n rajapinnoista geneeriset mallit. Niistä näimme helposti, mitä komponentteja ja elementtejä tarvitaan, jotta prosessi voidaan automatisoida mahdollisimman pitkälle. Mallia näytettiin kaikille mahdollisille toimijoille ja suosittelimme sen kaltaista etenemismallia. Aika moni organisaatio onkin lähtenyt tälle tielle.

– Koko projekti meni oikeastaan täysin Digitalisoinnin Pelikirjan oppien mukaan. Meillä oli oikeat pelisäännöt, pelitapa, työkalut ja riittävät resurssit. Pelikirja kokoaa ne kaikki hienosti yhteen paikkaan, pohtii Sorvali.

– Pelikirjasta voi helposti katsoa elementit, jotka pitää ottaa huomioon, kun digitalisaatiota viedään tehokkaasti eteenpäin omassa organisaatiossa, komppaa Markku Satulehto.

Yhteistyössä kehitetty ratkaisu mietittiin tarkoituksella koko julkishallintoon sopivaksi ja onnistumisen hedelmiä korjataan jo.

– Tästä tuli julkishallinnon viitearkkitehtuuri, jota on esitelty niin valiohallinnon piirissä kuin kuntapuolellakin. Haluamme toki olla jatkossakin vaikuttamassa edelläkävijänä ja etsimme jatkuvasti parannuskohteita, sanoo Satulehto.

Mitä opimme tästä projektista?

  1. Vuoropuhelu on kaiken A ja O.
  2. Avaa prosessisi ja käytäntöjä muille
  3. Käytä ketterän kehittämisen mallia.
  4. Organisatiossa pitää olla asiantuntijatasolla ihmisiä, jotka työntävät digitalisaatiota ja sen kehitystä eteenpäin. Näiden työntäjien pitää olla sitkeitä ja pitkäjänteisiä.
  5. Tämä on evoluutiota, eikä tule kerralla kuntoon.
  6. Tavoitteena yksi malli, joka toimii kaikille. Komponentti, joka pitää olla, mutta sen tekninen toteutus on vapaampaa.
  7. Tähtäimessä pitäisi olla aina paras mahdollinen tekninen ratkaisu.
  8. Käytä avoimeen koodiin perustuvia ratkaisuja.
  9. Unohda kankeat legacy-järjestelmät.
  10. Ota avuksesi Digitalisoinnin Pelikirja.

Seuravat askeleet

Mene Pelikirjaan ja katso, miten voit hyödyntää sitä oman organisaatiosi digitalisaatiossa!

Laita tarvittaessa viestiä Jukalle tai Markulle, jos olet kiinnostunut viemään Maksamisen Platform -projektin läpi omassa organisaatiossasi.

Alkuperäinen kuva: Rawpixel/Unsplash

digitalisaatioSuomi.fiyhteistyösuomi.fi-palvelutsuomi.fi-maksutverkkomaksaminen