Digikärkihankkeet

Luvat ja valvonta -kärkihanke tarjoaa apuja yrityksen arkeen

Päivi Tommila ja Sirpa Alitalo

Miten perustan yrityksen? Mihin virastoihin minun pitää ilmoittaa mitäkin? Mitä lupia tarvitsen? Mitä velvoitteita toiminnanharjoittamiseen liittyy?  Entä kannattaako minun palkata työntekijä, ja mitä velvoitteita minulle siitä yrittäjänä tulee? Keneltä kysyä neuvoa?

Yrittäjän mieltä askarruttavat monenlaiset yrittämiseen ja yritystoiminnan pyörittämiseen liittyvät kysymykset. Keneltä kysyä neuvoa tai miten löydän oikeat vastaukset lukuisista verkko- ja neuvontapalveluista.

Apua yrittäjien huoliin

Yrittäjien huolet otettiin hallitusohjelmassa vakavasti. Pääministeri Sipilän ja kunta- ja uudistusministeri Vehviläisen avoimella kirjeellä pyydettiin kansalaisilta, yrityksiltä ja viranomaisilta aloitteita keskeisistä digitalisointia kaipaavista kehittämishankkeista. Luvat, ilmoitukset ja valvonta nousivat aloitteissa keskeiseen rooliin: Ehdotuksia sähköistettäviksi lupaprosesseiksi saatiin yli 40 kpl eli noin viidennes kaikista tehdyistä aloitteista. Esitetyt hanke-ehdotukset lähestyivät asiakastarvetta kuitenkin organisaatiolähtöisesti sekä pyrkivät yhden organisaation ja sen asiakkaan prosessin asiakaslähtöisyyden parantamiseen.

Aloitteiden runsaan määrän johdosta päädyttiin valtiovarainministeriön ehdotuksesta työ- ja elinkeinoministeriön koordinoimana koko aloitteentekijäporukan voimin pohtimaan mitä voisimme tehdä yhdessä asiakaslähtöisemmän lupa- ja valvontatoiminnan edistämiseksi digitalisaatiota hyödyntäen. Syksyllä 2015 toteutetuissa työpajoissa löytyi yhteinen sävel ja tavoitteet Luvat ja valvonta -kärkihankkeelle.

Palvelumuotoilua yhdessä asiakkaiden kanssa

Yhdessä aloitteita tehneiden kumppaneiden kanssa laadittiin asiakaslähtöisen kehittämisen malli, jossa asiakkaat ovat itse kehitystyön ajureina.  Mallissa yhteensovitetaan monitoimijaympäristössä rinnakkain eteneviä asiointiprosesseja periaatteella: Tieto tallennetaan vain kerran ja sitä käytetään tehokkaasti.

Yhteisen kehittämisen mallia on hankkeessa hyödynnetty useassa palvelumuotoillussa asiakascasessa: ison teollisuuslaitoksen muutoshankkeessa, tapahtuman järjestämisessä, sote-yrityksen perustamisessa ja siihen liittyvässä luvituksessa, kasvin- ja eläintuotannon elinkaaripalveluissa ja maaseutuyrityksen investoinneissa sekä kaivoksen toiminnan aikaisessa valvonnassa. Tavoitteena näissä substanssivetoisissa palvelumuotoiluprojekteissa on kuvata ja konkretisoida hallinnon tasot ja viranomaisrajat ylittävä asiointiympäristö lupaviidakossa suunnistamisen ja sujuvan asioinnin tueksi. Innostuneen asiakasjoukon ja toimivaltaisten viranomaisten yhteistyönä on palvelumuotoiluprojekteissa kuvattu sujuva ja yhteentoimiva asiointipolku.

Palvelukerros mahdollistaa sujuvan asioinnin, jossa tieto seuraa asiakasta

Uudenlaisen toimintamallin mahdollistajaksi hankkeessa toteutetaan myös sähköistä asiointia ja tiedonvaihtoa tukeva digitaalinen palvelukerros. Palvelukerros mahdollistaa viranomaisten keskinäisen ja viranomaisten, asiakkaan ja kolmansien osapuolten välisen tiedonvaihdon sekä asiakaslähtöiset sujuvat viranomaisrajat ja hallinnontasot ylittävät palveluketjut.

Tuloksena syntyy toimintamalli, jossa asiakas ylläpitää omaa toimintaansa koskevia tietoja, saa tarvitsemansa viranomaisen palvelut tarvettaan vastaavasti yhdessä sähköisessä palvelunäkymässä ja voi sieltä edetä asioimaan sähköisesti reaaliaikaista tiedonvaihtoa tukevan palvelukerroksen tukemana. Palvelujen helppo löydettävyys, asiointien sujuvuus ja kerran tallennetun tiedon käyttäminen toimivat suuntaviivoina. Hanke hyödyntää suomi.fi -palveluja ja kansallisen palveluarkkitehtuurin linjauksia.

Pilotointi käynnissä

Parhaillaan rakennetaan ensimmäistä palvelukerroksen teknistä kokeiluympäristöä, POCia, jossa  asiakkaan asiointiprosessien yhteensovitus, orkestrointi, ja yhteisen tiedon tehokas reaaliaikainen hyödyntäminen tehdään näkyväksi. Samalla haastetaan käytännössä asiakkaalta pyydettävien tietojen yhteensovitus ja periaate tiedon tallentamisesta vain kerran.

Tekniikka tuntuu taipuvan helpommin, mutta myös yhteisen ymmärryksen rakentamista tiedosta ja tiedon yhteiskäyttöisyydestä on päästy harjoittelemaan. Vuoden 2018 alussa käynnistyy kokeiluympäristön koestus ja sen rinnalla varsinaisen palvelukerroksen rakentaminen.

Pysy kuulolla

Digitalisaatio luo puitteet uudistumiselle ja mahdollistaa uudenlaisen yhteistyön ja vuorovaikutuksen viranomaisten ja asiakkaiden kesken mutta tukee myös viranomaisten välistä yhteistyötä. Se pakottaa meidät kyseenalaistamaan nykyiset toimintatavat ja ottamaan käyttöön uudet. Asiakkaan aika säästyy itse toimintaan kun tarvittavat asioinnit hoituvat sujuvasti digitaalisesti.

Seuraa kärkihankkeen etenemistä:

digitalisaatioasiakaslähtöisyysluvat ja valvontanormien purku palvelumuotoilusähköinen asiointitoimintatapamuutos

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *