TEM

EURA 2014 auttaa asiakasta välttämään virheet

EURA 2014 on Euroopan sosiaalirahaston (ESR) ja Euroopan aluekehitysrahaston (EAKR) asiakaspalvelu- ja tietojärjestelmä, jonka avulla hallinnoidaan rahastojen osarahoittamia hankkeita vuosina 2014-2020.

EU:n komission vaatima rakennerahastotoiminnan kansallinen hallinnointi on mahdollista vain sitä varten räätälöidyillä tietojärjestelmillä. EURA 2014 -järjestelmä hoitaa sähköisesti kaikki hankehallinnan haku- ja viranomaisprosessit. Lisäksi se tuottaa raportit toiminnan toteutumisesta.
EURA 2014-asiakaspalvelujärjestelmän käyttäjiä ovat: hankkeiden hakijat ja toteuttajat (yritykset ja yhteisöt), viranomaiset, ELY-keskukset, Maakuntien liitot, STM, TEM, Tekes, Hallinto- ja todentamisviranomaiset (TEM) sekä Tarkastusviranomainen (VM).

Projektin kehittäjätiimissä toimineet asiantuntijat kuvailevat projektin onnistumista seuraavasti: asiakaslähtöisen palvelun kehittäminen poistaa turhan asioinnin, helppokäyttöiset ja turvalliset palvelut tuottavat nopeasti hyötyjä asiakkaalle, palvelu pelaa myös häiriötilanteissa ja uutta tietoa tarvitsee pyytää vain kerran. Jo olemassa olevien julkisten ja yksityisten sähköisten palvelujen hyödyntäminen avaa tiedon rajapinnat sekä yrityksille että yksityisille kansalaisille.

Raha on hyvä konsultti

Asiakaskohderyhmälle paperiasioinnista luopuminen ei ollut ongelma. Ensisijaisesti vastassa olivat oman hallinnon ennakkoluulot. Rakennerahastotoiminnan digiperiaatteet sisältyvät kattavasti EU-tason säädösvaatimuksiin. Lakisääteinen asiointi pelkästään sähköisesti oli rakennerahastojen EU-jäsenyysajan suurin ja vaatiivin kehitysloikka. Se edellytti digitalisoinnin ja lainvalmistelun yhdistävää kokonaisuutta.

Tanskan mallin rohkaisemana kehitystiimi onnistui perustelemaan toimeenpanotehtävän sillä, että entistä laajempi taustaprosessien automatisointi ja vuorovaikutteisen asiakaspalvelujärjestelmän ohjaus saa sekä asiakkaan että viranomaisen onnistumaan omassa roolissaan. Samalla toteutuvat myös erittäin haasteelliset hallinnon tehostamis- ja tuottavuusvaatimukset.

Lopulta asian ratkaisivat käytettävissä olevat rajalliset resurssit; kun voitiin luopua paperiasioinnissa tarvittavista, manuaalisisita rinnakkaisprosesseista, resurssisäästöt mahdollistivat ohjelmakauden 2014 sähköisiin EU-vaatimuksiin vastaamisen täysimääräisesti.
Raha, rajallinen toteutusaika ja minimaaliset toteutusresurssit ovat hyvä konsultti. Jonkun vain täytyy ottaa edelläkävijän riski.

Vaikeudet eivät ole este vaan haaste

Kehittäjätiimi on koottu monen erityisalan kokeneista osaajista. He eivät ole IT-asiantuntijoita, mutta heillä on näkemystä ja rohkeutta sähköistäen automatisoida toiminnan prosesseja. Monipuolisen osaamisen lisäksi olemme ylpeitä tiimimme sitkeydestä, tavoitteisiin sitoutumisesta ja uskosta, että vaikeudet eivät ole este vaan haaste. Kaikki mikä on ihmisen ratkaistavissa, lienee myös tehtävissä paremmin tietojärjestelmien avulla.

On olennaista oivaltaa, että prosessien kehittäminen on aina toiminnan kehittämistä. Se ei voi eikä saa olla ICT-vetoista. Varhaisimpia riskipitoisia kokeilujamme ovat olleet automaattitiliöinti, varojen hallinnan automatiikka monitoimijaympäristössä ja automatisoitu valtuusseuranta, kaikki käytössä jo vuosia. Euroopan tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksessa keväällä 2017 tarkastajat arvelivatkin Suomen kansallisen ratkaisun olevan kuluvan ohjelmakauden osalta Euroopan pisimmälle sähköistetty ja monipuolisin, mahdollisesti paras.

Haasteena on ollut avata ymmärrystä siitä, että tietojärjestelmäavusteisuus tarkoittaa yhdenmukaisten toimintaprosessien virheettömyyttä ja laadunvarmistusta vaativassa poikkihallinnollisessa toimintaympäristössä. Järjestelmän tulee auttaa asiakasta välttämään virheet monimutkaisessa valtionavustusprosessissa. Se on parasta asiakasystävällisyyttä.

Tietojärjestemän taakse ei voi piiloutua

Toimintaprosessien sähköistäminen ja automatisointi vaatii ennakkoluulottomuutta. On kyettävä osoittamaan ja eristämään myös ongelmat, joita digitalisoinnilla ei voida ratkaista. EURA 2014 kehittäjätiimi ei ole sallinut sitä, että tietojärjestelmän taakse voisi mennä piiloon. Kansallisia KAPA-ratkaisuja odotellessa ohjelmakausi oli kuitenkin saatava käynnistettyä.

Rakennerahastojärjestelmään kohdistuvat EU:n ja kansalliset vaatimukset yhdessä ovat niin mittavat, että sujuvien sähköisten vaatimusten mukaisten prosessien toteuttaminen on edellyttänyt samankaltaista kyvykkyyttä, kuin Ginger Rogersilta edellytettiin Fred Astairen parina. Hän teki kaiken minkä Fred, mutta takaperin ja korkokengillä!

Tunnuslukuja:
– Järjestelmän tuotantokäyttöaika 2014-2022
-14 ensimmäisen käyttökuukauden aikana n. 3200 rahoitettua rakennerahastohanketta
– Ohjelmakauden rahoituskehys n 3,5 mrd €, josta jäsenvaltiolle odotetaan palautuvan 1,2 mrd €
– EU vaatimusten täyttämättä jättäminen voi johtaa Suomelle palautuvan rahan leikkautumiseen.

Arvostele tämä esimerkki
0 0

Laji(t)

Suunnannäyttäjä

Lisätietoja / Yhteyshenkilö

Dea Crichton-Turley, dea.crichton-turley@tem.fi, 050-3027142, Neuvotteleva virkamies