Verohallinto

iTap – IT-verotarkastuksen automatisointien PoC

Projekti oli kokeilu, jossa tavoitteena oli kokeilla voidaanko verotarkastuksessa tehtäviä manuaalisia töitä automatisoida, esimerkiksi voidaanko veroilmoituksia täsmäyttää yrityksen kirjanpitoon. Toisena tavoitteena oli kokeilla, että minkälainen uudentyyppinen veroriskin arvioimistyökalu pitäisi olla.

Miten valitsemanne digiperiaatteen/-periaatteiden toimeenpano tapahtui?

Projektissa asiakkaaksi nähtiin verotarkastaja tai verovalvoja eli kyseessä oli sisäinen asiakas. Koko kehittämisen lähtökohta oli nopeuttaa ja helpottaa loppukäyttäjän työntekoa sekä vapauttaa loppukäyttäjän työaikaa rutiinitehtävistä korkeampaa osaamistasoa vaativiin tehtäviin.

Asiakaslähtöinen kehittäminen käytännössä tapahtui niin, että verotarkastuksesta tunnistettiin työtehtäviä, joita mahdollisesti voitaisiin siirtää koneen tehtäväksi. Lisäksi tunnistettiin kohtia, joissa visualisointi nähtiin hyödyllisenä. Asiakaslähtöisyys näkyi kehittämisessä myös siinä, että tuleva työkalu vähentää paljon loppukäyttäjän tarvetta koota tietoja eri paikoista. Tulevan työkalun myötä tiedot koostetaan taustalle loppukäyttäjän käytettäväksi.

Tavoitteet kerättiin workshopissa, johon osallistui sekä teknisiä asiantuntijoita, että loppukäyttäjiä. Workshopissa tunnistettiin 118 kohtaa, joissa nähtiin parannusmahdollisuuksia.

Turhan asioinnin poistaminen prosessissa liittyy verotarkastuksen kohteena olevaan yritykseen tai henkilöön. Vaikka asiakkaaksi tunnistettiin sisäinen asiakas eli verotarkastaja, voi suuremmassa kuvassa nähdä asiakkaaksi myös verotarkastuksen kohteen.

Veroriskin arvioimistyökalu poistaa turhaa viranomaisaloitteista asiointia siten, että vähäisen veroriskin kohteet voidaan tunnistaa jo ennen tarkastusta tai aikaisessa vaiheessa, joten asiakkaan rasittaminen turhaan vähenee.

Valitsimme helppokäyttöisyyden järjestelmän suunnittelun lähtökohdaksi. Kaikki tiedon hakeminen ja muokkaaminen tehdään taustalla siten, että loppukäyttäjän ei tarvitse siihen osallistua. Työkalussa visualisoidaan paljon tarkastuksen kohteen tietoja; visualisointiin ja tiedon nopeaan ymmärrettävyyteen panostettiin kehityksen aikana merkittävästi. Verotarkastuksen käytössä on lainsäädännön nojalla salaisia tietoja, joten tietoturvaan kiinnitettiin erityistä huomiota.

Suunnittelussa tunnistettiin sellaiset tiedot, jotka verotarkastuksen kohde on jo kertaalleen toimittanut joko Verohallintoon tai muualle valtionhallintoon. Nämä tiedot tuotiin rajapintojen kautta käyttöön, jotta asiakkaan ei tarvitse niitä erikseen lähettää verotarkastukseen. Kokeilussa tunnistettiin sekä sisäiset että ulkoiset palvelut ja rajapinnat joiden kautta tietoa voidaan hakea. Näitä rajapintoja käytettiin hyväksi järjestelmän toteuttamisessa.

Mistä olemme ylpeitä?

Erityisen ylpeä kehitystiimi on siitä, että onnistuimme toteuttamaan tällaisen järjestelmän todennäköisesti ensimmäisen kerran. Vastaavantyyppisiä järjestelmiä on akateemisten julkaisujen perusteella yritetty useasti, mutta ei yhtä onnistuneesti kuin tämä PoC. Käyttäjätestien erinomaisesti palautteesta sekä tulevien käyttäjien kommenteista verotarkastuksessa selvästi halutaan sekä automatiikka että uusi työkalu heti käyttöön. Verotarkastajat haluavat keskittyä korkean osaamistason tehtäviin.

Projektissa oli käytössä myös ensimmäisen kerran verotarkastuksessa tapa, että ohjelmistokehittämisen (IT:n) osaaminen yhdistettiin samassa tiimissä substanssin eli verotarkastuksen osaamiseen. Uusi toimintatapa oli aluksi hieman vaikea, koska ”yhteisen kielen” puute hankaloitti kommunikointia. Pian yhteinen kieli kuitenkin löytyi, ja uusi toimintatapa osoittautui erittäin toimivaksi. Uusi toimintatapa on selkeästi tuonut hyötyjä, ja samaa mallia on kopioitu myös muihin Verohallinnon projekteihin.

Millaisia vaikeuksia kohdattiin projektin aikana?

Ennakkoluuloton asenne oli projektissa todella tarpeen, koska projektin tavoitteet nähtiin yleisesti etukäteen
mahdottomana tai vähintään ainakin vaikeina. Ennakkoluulot koskivat erityisesti automatisointeja, kuten esimerkiksi veroilmoitusten täsmäyttämistä kirjanpitoon.

Projektiryhmä uskoi alusta asti, että ainakin osa automatisoinneista on mahdollista tehdä. Automatisointien rakentamisessa auttoi erityisesti, että toteutuksen tehneet IT-asiantuntijat eivät ”tienneet” ongelmaa mahdottomaksi, koska heillä ei ollut pitkää kokemusta verotarkastuksista.

Alkuperäinen tavoite oli, että 40 % aineistoista voitaisiin käsitellä automaattisesti, mutta kokeilussa saatiin
lopulta automaattisesti käsiteltyä 93 % aineistoista.

Loppukäyttäjät näkivät aluksi automaation peikkona, joka vie työt, mutta he pian huomasivat järjestelmän helpottavan ja nopeuttavan heidän työntekoaan. Tässä vaiheessa muutosvastarinta alkoi vaihtua toiveeseen ottaa työkalu omaan käyttöön mahdollisimman pian.

Arvostele tämä esimerkki
0 0

Laji(t)

Suunnannäyttäjä

Lisätietoja / Yhteyshenkilö

Antti Suanto, antti.suanto@vero.fi, 0295135210, Ylitarkastaja