Ympäristöministeriö

Lupapiste

Lupapiste on asiointipalvelu, jossa voi hakea rakennetun ympäristön lupia sekä hoitaa niihin liittyvän viranomaisasioinnin sähköisesti. Se kokoaa kunnan viranomaisen, rakentajan, suunnittelijan ja muut rakentamisen ammattilaiset yhteen osoitteeseen.

Lupapistettä voi käyttää kaikkiin rakentamisen lupiin liittyvissä kysymyksissä jo ennen rakennushankkeen käynnistymistä. Palvelu on avoinna kaikille rakentamista suunnitteleville kuntalaisille. Lupapisteen kautta kuntalainen saa henkilökohtaista palvelua asiaan liittyvältä viranomaiselta.

Palveluiden käyttö nopeuttaa ja tehostaa lupa-asiointia sekä parantaa viranomaisille tulevien hakemusten ja suunnitelmien laatua. Lupapiste helpottaa tiedonkulkua, säästää aikaa ja rahaa niin käyttäjiltä kuin viranomaisilta.

Palvelun taustalla on Suomen valtion sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelma (SADe-ohjelma, 2009-2015). Ohjelma kehitti palveluita kansalaisille, yrityksille ja viranomaisille. Ympäristöministeriön hallinnoima Lupapistepalvelu toteutettiin osana SADe-ohjelmaa yhteistyössä Ympäristöministeriön, Solita Oy:n ja 28 pilottikunnan kanssa.

Lupapiste mahdollistaa rakennetun ympäristön lupa-asioinnin verkossa

Lupapiste-palvelu poistaa turhan asioinnin ja muuttaa perinteisiä toimintamalleja. Lupapiste mahdollistaa 100 % paperittoman lupaprosessin luvanhakemisesta arkistointiin, datan automaattisen tarkastuksen ja korjauksen sekä viranomaisen systemaattisen ohjeistuksen ja viestinnän.

Lupapiste-palvelu hyödyntää olemassa olevia palveluita, ja käyttää maanmittauslaitoksen (MML) rajapintaa kartta-aineistojen hakemisessa. Pilvipohjainen Lupapiste-palvelu on toteutettu open source –teknologialla eikä sillä ole riippuvuuksia tai rajoituksia kaupallisista tuotteista. Muutaman viikon välein kehittyvä palvelu on muokattavissa asiakaslähtöisesti ja käyttäjäkokemussuunnittelija on mukana kehityksen jokaisessa vaiheessa.

Lupapistettä lähdettiin alusta alkaen tekemään yhteistyössä tulevien käyttäjien kanssa. Lupapiste-tiimi järjesti palvelun kehityksen alkumetreistä lähtien säännöllisiä demotapahtumia pilottikäyttäjille.

Demoissa käytiin läpi palvelun uusia toiminnallisuuksia ja suunniteltiin yhdessä seuraavia toimintoja. Koko Lupapisteen kehitystiimi pääsi pohdiskelemaan asioita käyttäjien kanssa ja ymmärsi näin paremmin heidän tarpeensa, huolensa ja turhaantumisen aiheensa.

Alusta asti oli selvää, että pilotointi on ainoa oikea tapa tehdä palvelusta hyvä ja toimiva. Ensimmäinen pilottikunta avasi palvelun rajatulle käyttäjäkunnalle jo 3/2012, vain kuusi kuukautta varsinaisen kehitystyön aloittamisesta. Lean -periaatteiden mukainen minimituote toi heti paljon uutta ymmärrystä ja ennen kaikkea auttoi pilottikäyttäjiä hahmottamaan paremmin mitä toimintoja palveluun tarvitaan ja miten heidän prosesseitaan tulee kehittää palvelun myötä.

Muutamassa vuodessa näiden tapahtumien ympärille on kehittynyt aktiivinen käyttäjäyhteisö, jonka palautteen perusteella palvelua kehitetään ja tekemistä priorisoidaan käyttäjätarpeiden mukaiseksi. Yhteisö on myös mahdollistanut viranomaisia ympäri Suomen vaihtamaan kokemuksia ja jakamaan toimivia toimintamalleja ja käytäntöjä.

Onnistuminen rohkaisee

Olemme ylpeitä ennakkoluulottomista asiakkaista, jotka ovat lähteneet digitoimaan prosesseja ja uudistaneet toimintatapoja. On ollut uskomattoman hienoa huomata, miten kuntaorganisaatiot (jotka usein mielletään hitaasti muuttuviksi) ovat onnistuneet siirtymään 100 % sähköiseen asiointiin jopa alle vuodessa ja muuttamaan pysyvästi toimintatapojaan. Turha asiointi on jäänyt pois ja rajapinnat MML:n suuntaan toimivat.

Palvelun pilotoinnin aikainen asiakaspalaute Naantalin rakennusvalvonnasta kuvaa hyvin tavoitteiden saavuttamista: ”Ennen projektin alkua en olisi voinut kuvitellakaan, että rakennusluvan voisi käsitellä kahdessa tunnissa. Nyt voin.”

Turhan asioinnin poistaminen ja asiakkaiden arvostaminen kehityksessä on edelleen tekemisen punaisena lankana.

Palvelun käyttäjän julkinen kiitos – sekä palvelulle että Helsingin rakennusvalvonnalle – Kauppalehden blogissa 5/2017 lämmitti kehitystiimin mieltä.

Toimintatapojen muutoksen seurauksena viestintä on yhtenäistä ja entistä selkeämpää, minkä seurauksena on vähemmän yhteydenottoja puhelimitse sekä sähköpostilla. Lisäksi järjestelmissä on sama, vain kertaalleen täytettävä tieto kaikilla viranomaisilla ja hakemuksilla käytössä. Kun tarvittava tieto on kaikkien käytettävissä, se mahdollistaa tuottavamman työajankäytön, johtaa lupahakemuksien lyhyempiin läpimenoajat ja äärimmäisen korkeaan asiakastyytyväisyyteen.

Vaikeuksista on päästy yli

On inhimillistä, että uusien asioiden jalkauttaminen aiheuttaa muutosvastarintaa. Tärkeänä osana toimintatapojen muutosta on ollut asiakkaiden kuunteleminen, systemaattinen koulutus ja osaava asiakastuki.

Lupapisteen valmentajat ovat olleet mukana jokaisessa käyttöönotossa, kouluttaneet käyttäjiä paikan päällä sekä järjestäneet webinaareja. Tunnemme asiakkaamme ja jokaisen kanssa on käyty läpi yhdessä muutokset kuntakohtaisessa asiointiprosessissa.

Hankkeen käynnistyessä ja pilotoinnin alkaessa hyväksi todetut demotyöpajat ovat muuttaneet muotoaan ja nykyään Lupapiste tapaa asiakkaita muutaman kerran vuodessa mahdollistaen parhaiden toimintatapojen vaihtamisen muiden käyttäjien sekä taustajärjestelmätoimittajien kanssa. Lupapiste ylläpitää myös yammer-kanavaa, jossa palvelun käyttäjät voivat pyytää kommentteja, apua tai vaihtaa kuulumisia.

Monipuoliset vuorovaikutuskanavat, aktiivinen viestintä sekä kaksisuuntaisen keskustelun mahdollistaminen palvelun päivityksistä ovat olleet tärkeitä työkaluja uusien toimintatapojen jalkauttamiseen ja prosessien digitalisointiin.

Arvostele tämä esimerkki
0 0

Laji(t)

Suunnannäyttäjä

Lisätietoja / Yhteyshenkilö

Ilona Ivanoff, ilona.ivanoff@evolta.fi, 0400652734, Markkinointipäällikkö, Evolta Oy