Oikeusministeriö, AIPA-hanketoimisto

Oikeusministeriön aineistopankki siirtyi digiaikaan

Oikeusministeriön aineistopankkihankkeessa (AIPA) kehitetään syyttäjälaitoksen ja yleisten tuomioistuinten työskentelyä. Hankkeen myötä niille luodaan asian- ja dokumentinhallinnan toimintaprosesseja tehostava ja yhtenäistävä tietojärjestelmäkokonaisuus. Tämä mahdollistaa poikkihallinnollisen sähköisen yhteistyön muiden viranomaisten kanssa.

Lainkäyttökin digitalisoituu. Tietojärjestelmäkehityksen rinnalle tarvitaan kokeilukulttuurin ja sähköisen oikeudenkäynnin konsepti. Hankkeessa kehitetään syyttäjänvirastojen ja yleisten tuomioistuinten toimintoja päätavoitteena on yhtenäisen järjestelmän luominen. Sen puitteissa syyttäjänvirastot ja yleiset tuomioistuimet käsittelevät sähköisesti kaikki lainkäyttöasioita koskevat toimintonsa asian vireille tulosta sen ratkaisemiseen ja arkistointiin saakka.

Käytännössä toimintaprosessit digitalisoituvat kokonaan, joten tärkeä tavoite oli yleisten tuomioistuinten ja syyttäjälaitoksen henkilöstön valmiuksien kehittäminen niin, että he kykenevät työskentelemään digitaalisesti ja toteuttamaan oikeudenkäyntiprosessit sähköisesti.

Vapaaehtoinen muutoksentekijäverkosto avainasemassa

Toiminnan muutokseen keskittyvän hankkeen rinnalle rakennettiin käyttäjäystävällinen, keskeisten käyttäjien tarpeita vastaava tietojärjestelmä. Jo melko varhaisessa vaiheessa ilmeni, että lainkäytön digitalisoitumiseen liittyvä toiminnan muutos edellyttää mittavaa muutosjohtamis-hanketta, jotta noin 3500 henkilön työskentelyvalmiudet saadaan tasolle, jolla henkilöstö kykenee digitaaliseen työskentelyyn.

Digitalisoitumista tukevat valmiudet todettiin niin vähäisiksi, että oli luotava vapaaehtoisuuteen perustuva, muutoksentekijäverkosto, jonka kokemuksia ja osaamista voidaan hyödyntää valtakunnallisesti, virastotasolla ja tietojärjestelmäkehityksessä. Verkoston rakentaminen sai tukea myös virastoilta, joiden kanssa yhdessä todettiin, että tehty ratkaisu on kustannusvaikutuksiltaan edullisin, mutta todennäköisesti myös vaikuttavin.

Digitalisoituminen nähtiin niin uusia valmiuksia edellyttäväksi kehitykseksi, että hanketoimisto päätti muodostaa uudenlaisen, kokeilukulttuuriin perustuvan muutosjohtamisverkoston. Sen työskentely osoittautui korvaamattoman tärkeäksi ja vaikuttavaksi. Työskentelyn myötä syntyi ensimmäinen sähköisen oikeudenkäynnin konsepti, jolla haastetaan kaikki oikeus-prosessien osapuolet keskusteluun parempien digitaalisten palveluiden tuottamiseksi.

Valtakunnallisen koulutustiimin tueksi rekrytoitiin alueellisten avainvaikuttajien verkosto. Sen pääasiallinen tehtävä on koordinoida hovioikeuspiirikohtaisia sähköisen oikeudenkäynnin kokeiluja ja levittää tietoa kokeiluiden kautta opituista asioista. Virastokouluttajat ja alueelliset avainvaikuttajat ovat säännöllisesti yhteydessä toisiinsa ja AIPA-hanketoimistoon. Valmennuksissa on linjattu kehittämis-arpeita sekä tarvittavia toiminnan tuen ratkaisuja.

Valtakunnallinen työjonojärjestelmä vähentää turhia prosesseja

AIPA-hankkeessa on edetty tietojärjestelmäkehityksen toisen käyttöönottovaiheen valmisteluun. Rakentumassa on ns. ketterään kehitykseen perustuva tietojärjestelmän kehittämismalli.
Tietojärjestelmällä luotiin valtakunnallinen työjonojärjestelmä, joka mahdollistaa digitaalisen työskentelyn sekä vähentää merkittävästi työprosesseja, joissa samaa tietoa syötetään useita
kertoja eri paikkoihin.

Liian usein digitalisoitumis- ja tietojärjestelmäkehityksessä unohdetaan, että varsinaisen toiminnan muutoksen sinetöivät ihmiset. Mikäli valmiudet eivät suurilla hallinnonaloilla riitä digitaaliseen työskentelyyn, todelliset edut jäävät saavuttamatta. Sen sijaan, että sähköisen työskentelyn edellyttämät valmiudet olisi ”pakkokoulutettu”, olemme todenneet, että vapaaehtoisuus ja rohkeus kokeilla uusia työtapoja on tuottanut moninkertaisen hyödyn.

Kun kollega viereisessä työpisteessä luopuu papereistaan, ottaa 2-3 näyttöä käyttöön ja alkaa istua oikeudenkäyntejään sähköisesti pdf-työskentelyä hyödyntäen, hän toimii esimerkkinä, joka ei voi olla herättämättä kiinnostusta. Työtapojen muutoksesta kiinnostuneiden alueellisten avainvaikuttajien ja ”virastokouluttajien” innoittamana on syntynyt noin 100 sähköistä työskentelyä kokeilevaa pilottia sekä työprosessien kehittämiskohdetta.

Ratkaisu koetaan oikeaksi, käyttäjät ovat tyytyväisiä

Kun ensimmäinen osio AIPAsta otettiin käyttöön, tehty ratkaisu osoittautui oikeaksi. Tieto-järjestelmän käytettävyyden arviointi osoitti, että käyttäjät ovat todella tyytyväisiä ja järjestelmä- virheitä on ollut poikkeuksellisen vähän. Kokeilusta saadut tulokset ovat tärkeässä roolissa, kun järjestelmää kehitetään edelleen. Paras valtti kehitystyössä on vapaaehtoisten innokkaan asenteen tukeminen ja kannustaminen. Kokeillessa syntyy osaamisen ja oppimisen elämyksiä, jotka helpottavat henkilöstön työtä.

Päästyämme vertailemaan opittua ja konseptoimaan valtakunnallisen toiminnan periaatteita, se näkyy suoraan kansalaisten ja sidosryhmien parempana palveluna. Riittävä aikataulullinen ennakointi valmiuksien omaksumiseen on toki syytä huomioida, jotta saadaan aikaan yhdessä tekemisen kulttuuri, jossa jokaisella on mahdollisuus vaikuttaa.

Vaikka valtion keskitettyjen palveluiden hitaus ja kankeus on koettu haasteena, monia asioita on saatu edistettyä ja viiveiden ratkaisemiseksi tehdään edellen sinnikkäästi töitä.

Arvostele tämä esimerkki
0 0

Laji(t)

Suunnannäyttäjä

Lisätietoja / Yhteyshenkilö

Kati Kivistö, kati.kivisto@om.fi, 050-3741322, Koulutusasiantuntija