Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus

Palkeet – Tuotantoprosessien automatisointi

Palkeet eli Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus käynnisti ensimmäisten joukossa julkisessa hallinnossa ohjelmistorobotiikan projektin syksyllä 2015.

Tuotantoprosessien automatisointi -projekti sisältää RPA-esiselvityksen (RPA=Robotic Process Automation), RPAvälineiden hankinnan, prosessien monitoroinnin ja analysoinnin esiselvityksen, tietotyön muutoksen esiselvityksen sekä prosessien automatisoinnin käyttöönoton ja koordinoinnin. RPA-esiselvitys keskittyi Palkeiden tuotantoprosessien automatisoinnin nykytilan kartoitukseen sekä tavoitetilan ja toimeenpanosuunnitelman kuvaamiseen. RPA-hankinnan jälkeen käynnistettiin OpusCapitan kanssa käyttöönottoprojekti. Tällä hetkellä RPA-tuotantomallia jatkokehitetään sekä toteutetaan v. 2017 suunnitellut palvelutuotannon RPA-automatisoinnit. Projektin aikana on verkostoiduttu muiden organisaatioiden kanssa ja tutustuttu ohjelmistorobotiikan soveltamiseen talous- ja henkilöstöhallinnossa.

Projektin tavoitteena on selvittää, miten ohjelmistorobotiikkaa ja muita automatisoinnin välineitä voidaan hyödyntää manuaalisten ja rutiininomaisten tehtävien (esim. tarkistus, päivitys, vertailu ja haku) automatisoinnissa sekä tiedonkäsittelyssä, ja siten vapauttaa henkilöt asiakaspalvelu- ja asiantuntijatehtäviin.

Projektin vaikuttavuudeksi on arvioitu vuoteen 2020 mennessä vähentää manuaalityötä 116 henkilötyövuotta. Prosessikustannukset laskevat arviolta 5,8 m€. Myös asiakastyytyväisyyden odotetaan paranevan vahvalle hyvälle tasolle laadukkaamman tiedonkäsittelyn kautta.

Palvelukeskus palvelee uudistuvaa valtionhallintoa

Automatisointi on aloitettu laadun parantamisen ja manuaalisen työn vähentämisen näkökulmasta, joilla on vaikutusta asiakastyytyväisyyteen ja prosessikustannusten (edelleen asiakaslaskutuksen) alenemiseen. Ensimmäiset kohteet palvelussuhteen sekä ostolaskujen tietojen tarkastus ohjelmistorobotiikan avulla varmistaa asiakkaalle prosessin nopean läpimenoajan ja tasaisen laadun.

Olemme toteuttaneet myös asiakasvirastolta tulleen automatisointikohteen pilottivaiheessa. HST-tietojen muutos ja sähköpostilähetys ovat tuoneet asiakkaan henkilöstöhallinnolle hyötyä välittömästi. Edellä mainitut tehtävät on suoritettu aikaisemmin täysin manuaalisesti henkilötyönä. Robotti käsitteli n. 260 virkamiehen tiedonjakelun sähköpostilla alle 40 sekunnissa ja sitä edeltävät taustatyönä tuotantojärjestelmiin. Tämä toiminnallisuus laajennetaan myös muille asiakasvirastolle.

Ostolaskujen sisältövaatimusten tarkastus suorittaa toimittajatiedon tarkastuksen Y-tunnuksen avulla
Yritystietojärjestelmän www-sivulta YTJ.fi. Valtionhallinnon ostolaskuista saapuu n. 90 % sähköisessä muodossa. Tämä mahdollistaa ohjelmistorobotiikan työskentelyä keskeisesti.

Olemme oppineet työskentelemään ketterästi ja kokeilemaan uusia asioita, sekä ajattelemaan työprosesseja ja niihin liittyviä tehtäviä eri näkökulmista. Automatisointi on tarjonnut mahdollisuuden prosessien uudelleen kehittämiseen ja tehtävien suorittamiseen eri tavalla kuin aikaisemmin. Projekti on edellyttänyt nopeaa oman osaamisen kehittämistä ohjelmistorobotiikasta, uuden työskentelytavan opettelua sekä vanhasta poisoppimista. Uutta oppia on saatu koulutuksen, toimittajan asiantuntijoiden ja työssäoppimisen menetelmin. Palkeissa koulutettiin 40 työntekijää ohjelmistorobotiikan perusteisiin.

Kymmenen hengen avaintiimi työskentelee ohjelmistorobotiikan kanssa

Yhteistyö prosessien, palvelutuotannon ja välineosaajien kesken on entisestään tiivistynyt. Uuden teknologian opettelu ja tulosten näkeminen on ollut innostavaa ja lisännyt ideointia tuleviin kohteisiin. Tiimi on ylpeä voidessaan olla kehittämässä valtionhallinnon automatisointia ohjelmistorobotiikan keinoin ensimmäisten joukossa. Palvelutuotannon henkilöstö näkee suurena lisäarvona sen, että heidän työstään poistuu mekaaninen ja toistuva tiedonkäsittely. Aikaa jää asiantuntijapalveluihin ja asiakaspalveluun.
Automatisoitavien kohteiden kerääminen on tapahtunut koko henkilöstön voimin. Järjestimme omaan työprosessiin liittyviä minikampanjoita, jotka tuottavat kymmeniä uusia automatisoinnin ideoita.

Osallistuminen oli myös tärkeä keino auttaa työnmuutoksen ymmärtämistä ja uuden digityöntekijän mukaan tulon vaikutusten hahmottamista.

Tieto Palkeisiin on hankittu pääasiallisesti verkostojen kautta. Tämä projekti on sidosryhmätyöskentelyn näkökulmasta aktiivisin, mitä Palkeissa on aikaisemmin toteutettu. On ollut hienoa huomata, että tämä teema yhdistää niin yksityisen sektorin kuin julkisen sektorin organisaatioita. Ja toisaalta on ollut hieno huomata, että verkostomainen työskentely on mahdollista, kun on yhteinen tavoite eli uuden asian, ohjelmistorobotiikan oppiminen. Palkeet on aktiivisesti viestinyt sähköisesti, tilaisuuksissa ja kahdenkeskeisissä palavereissa teemasta 1,5 vuoden aikana.

Muutosvastarintaa on taklattu osallistamalla

Käyttöpalvelun viivästyminen aiheutti aikatauluviivettä projektille, mutta teknologia salli toteutuksen ja testaamisen ilman palvelinympäristöä.

Muutosvastarintaa automatisoinnin käyttöönottoon ja työn muutokseen on esiintynyt hieman, mitä on vähennetty avoimella viestinnällä sekä osallistamalla henkilöstöä ehdottamaan automatisoinnin kohteita jatkuvan kampanjan avulla.

Projektiin tarvitaan työtehtävien, prosessien sekä työvälineiden osaajia, ja oman osaamisen laajentamista. Henkilöillä on ollut erilainen osaamistausta: talous- ja henkilöstöhallinnon laaja osaaminen, prosessin määrittely, kuvaaminen ja kehittäminen sekä tuotannon järjestelmien osaaminen. Lisäksi on tarvittu uudenlaista osaamista: innovointia, ketteriä työmenetelmiä, systeemiajattelua, prosessien analysointia sekä automatisoinnin välineiden osaamista.

Henkilöresurssien saatavuus sekä yhteistyö ovat olleet perusedellytys projektin etenemiselle, ja ohjausryhmän sitoutuminen projektin tavoitteisiin on mahdollistanut resurssoinnin puutteiden korjaamisen.

Hankintavaiheessa tehtiin tietoinen päätös ohjelmistorobotiikan osaamisen hankinnasta Palkeille, ja tavoitteena oli kouluttaa oma nykyinen henkilöstö kehittäjiksi. Päätös oli rohkea, mutta kehittäjätiimin motivaatio ja into uuden oppimiseen on tuottanut tuloksia ja työssä pätee sanonta ”tekemällä oppii”.

Arvostele tämä esimerkki
0 0

Laji(t)

Suunnannäyttäjä

Lisätietoja / Yhteyshenkilö

Eija Mikkonen, eija.mikkonen@palkeet.fi, 02955 62010, Kehityspäällikkö, Palkeet