Puolustusvoimien asevelvollisten sähköinen asiointi

Luodaan sähköisen asioinnin järjestelmä, joka tulevaisuudessa kattaa niin tulevien varusmiesten, reserviläisten, kansalaisten kuin aktiivipalveluksessa olevan henkilöstön asiointitarpeet. Palvelussa kansalainen voi hoitaa asevelvollisuusasiansa helposti ja nykyaikaisesti. Tarkoituksena on kehittää helppokäyttöisiä, monikanavaisia ja turvallisia sähköisiä palveluita, jotka ovat kaikkien saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Vanhanaikaisesta paperiasioinnista pyritään eroon.

Tavoitteena on luoda ensimmäisen käyttötapauksen (erikoisjoukkohaun) pohjalta Puolustusvoimien asiointipalvelu, jossa asevelvollinen voi hoitaa hallinnollisia asioitaan milloin vain. Esimerkiksi asevelvollinen voisi päivittää omia tietojaan jo ennen kutsuntoja. Tavoiteltava keskeinen hyöty on saada parempi tilannekuva asevelvollisesta hänen koko asevelvollisuutensa ajan. Tavoitteeseen pääsy edellyttää lukuisia prosessimuutoksia, joista esimerkkinä toimii erikoisjoukkohaussa pilotoitava terveyskysely. Toinen iso tavoite on vähentää perusyksikössä olevan hallinnollisen työn määrää virtaviivaistamalla toimintaa erilaisten sovellusten avulla.

Palvelu yhdistetään Kansallisen palveluarkkitehtuurin Palveluväylään, missä viranomaiset voivat vaihtaa kansalaisen tietoja keskenään. Tämä tarkoittaa sitä, että Puolustusvoimat saa mm. ajokortti- ja opiskelutiedot käyttöönsä, ja luovuttaa mm. saavutettujen pätevyyksien ja asevelvollisuuden tilan tietoja. KaPA:n ominaisuuksista tullaan käyttämään mm. vahvaa tunnistautumista (suomi.fi -tunnistautuminen) ja saantitodistuksellista viestintää (suomi.fi -viestinvälitys).

Mihin palvelulla ja kehityksellä pyritään?

  • asevelvollisen ominaisuuksien ja lahjakkuuksien parempaan hyödyntämiseen
  • kansalaisen elämäntilanteen parempaan huomioimiseen
  • hallinnollisen työn siirtämiseen tietokoneille
  • Puolustusvoimien palveluilmeen modernisointiin

Varusmiesten tekniset taidot ovat eritasoisia

Aluksi järjestelmään vietävästä palvelusta rakennettiin konsepti, joka kertoi tavoitetilan. Tämän jälkeen järjestelmän kehityksen aikana loppukäyttäjiltä haettiin palautetta ja ideoita tasaisin väliajoin. Loppukäyttäjät mm. osallistuivat käytettävyystestiin sekä hyväksymistestaukseen.

Sisällössä on keskitytty ydinasioihin ja vältetty aikeita termejä ja sanoja. Asiakkaille tarjotaan lisätietoa heti asiointitilanteessa. Muilta viranomaisilta tarvittavat tiedot on tunnistettu ja ne pyritään saamaan KAPA:n kautta tulevaisuudessa. Järjestelmä on rakennettu hyödyntäen Kansallista palveluarkkitehtuuria jo alusta alkaen. Lisäksi yhteistyötä muiden viranomaisten kanssa on suunnitteilla, mm. Poliisin ja Trafin kanssa.

Prosessit on harkittuja ja yksinkertaisia

Alustan ja ensimmäisen käyttötapauksen suunnittelussa on käytetty runsaasti palvelumuotoilua ja prosessikehitystä. Vanhoja prosesseja ei ole hyväksytty sellaisenaan, vaan ne pyritään rakentamaan uuden tekniikan mahdollistamalla tavalla. Prosessien kehityksen lähtökohtana on ollut asiakkaiden asiointi sekä henkilökunnan asioinnin käsittely.

Aluksi järjestelmään vietävästä palvelusta rakennettiin konsepti, joka kertoi tavoitetilan. Tämän jälkeen järjestelmän kehityksen aikana loppukäyttäjiltä haettiin palautetta ja ideoita tasaisin väliajoin. Loppukäyttäjät mm. osallistuivat käytettävyystestiin sekä hyväksymistestaukseen.

Opimme kuinka konseptissa määritelty visio saadaan tehtyä todelliseksi. Olemme osanneet vaikeuksien ilmetessä priorisoida tärkeimmät asiat ja kohteet, jotta emme tingi vääristä paikoista. Käyttäjien antaman palautteen perusteella olemme onnistuneet erinomaisesti. Ketterä kehitys on mahdollistanut palvelun rakentamisen noin vuodessa.

Projektissa on kohdattu myös haasteita

Monitoimittajayhteistyö: Puolustusvoimat on ulkoistanut sovelluskehityksen sekä konesalipalvelut. Kokonaisuuden hallitseminen ja sen yhdistäminen Puolustusvoimien omaan järjestelmään on ollut haastavaa.

Julkisen palvelurajapinnan määrittäminen turvallisuusviranomaiselle: Puolustusvoimat tarjoaa vain osan palveluistaan asevelvollisille julkisesti. Näiden palvelujen rakentaminen turvallisesti sekä niiden mahdollinen yhdistäminen taustasovelluksiin on osoittautunut työlääksi.

Lisätietoja,
komkapt Jari Holopainen (0299 510 196, jari.holopainen@mil.fi)
kapt Marko Saarela (marko.j.saarela@mil.fi)
FM Heli Kurki (heli.kurki@mil.fi)
KM Katja Leppänen (katja.leppanen@mil.fi)

Arvostele tämä esimerkki
0 0

Laji(t)

Suunnannäyttäjä