Ylioppilaskoe sähköistys - Kanban-seinä
Ylioppilastutkintolautakunta

Ylioppilastutkintolautakunta sähköisti historiallisen perinteen vuodelta 1921

Ylioppilastutkintolautakunta asetti tavoitteeksi sähköistää ylioppilaskirjoitukset. Alusta saakka oli selvää, että pyritään kokonaisvaltaiseen muutokseen koko tutkintoprosessin osalta lähtien tehtävien laadinnasta ja päätyen digitaalisesti toteutetun kaksivaiheisen arvostelun kautta tulosten julkistamiseen uuden ylioppilastutkintorekisterin avulla.

Heti alkumetreiltä päätettiin olla rajaamatta osallistujia

Ihan ensimmäinen ja hyvinkin alkeellinen kokeilu sähköisestä kokeesta pidettiin lukiossa aprillina 2014.

– Halusimme testata, että mitä tapahtuu ja alkuperäinen ajatus oli sellainen, että ennen kuin kokelas tekee ylioppilaskokeen, hän on jo kokeillut tehdä kokeen tekemistä sähköisesti. Ylioppilaskokeen perusperiaatteisiin kuuluu se, että se on tasapuolinen tapa osoittaa osaamisensa, kertoo pääsihteeri Kaisa Vähähyyppä.

– Joku kehittäjistä sanoi jo aika alkuvaiheessa ääneen, että mitä jos tehtäisiin sellainen järjestelmä, jolla voisi tehdä oikeita kokeita kouluille käytettäväksi ja testattavaksi. Vuonna 2015 syntyi lukioiden kurssikoejärjestelmä Abitti, jolla on nyt tehty 700 000 yksittäistä koesuoritusta.

– Kanban-seinät ovat osa työskentelytapaa myös kanslian muissa perusprosesseissa. Ketterä kehitys on opettanut uskallusta kokeiluun. Olemme ylpeitä siitä, että olemme oppineet tekemään työtä entistä enemmän yhdessä ja joustavasti luottaen toinen toisemme osaamiseen. Tiimit puolestaan pitävät ketterän kehityksen tapaan kiireaikaan dailyja jakaen tehtäviä tarvittaessa uudelleen tiimin sisällä.

Palautetta on ollut myös raskasta vastaanottaa

Projektin alkumetreillä päätettiin, että YTL ei rajaa osallistujia tai ohjausryhmää vaan kaikki koulut kutsutaan mukaan kokeilemaan ja kehittämään. Keskeneräisen tuotteen lanseeraaminen kaikkien lukioiden käyttöön, ei ole kaikilta osin ollut helppoa. Epävarmuuden sietäminen ei ollut varsinkaan alkuvaiheessa helppoa myöskään lautakunnan sisällä tehtävänlaatijoille tai kanslialle. Palaute on ollut välillä aika rankkaakin, kun kaikki eivät ole samaa mieltä kehitystarpeista, toimintojen kiireellisyysjärjestyksestä tai ohjelmistossa on ollut teknisiä ongelmia.

Nykyisessä viestintämaailmassa sosiaalisen median rooli on merkittävä ja siellä avaudutaan varsin paljon nimenomaan negatiivisesti sävytetyin viestein. Olemme lisänneet somenäkyvyyttäämme ja pyrimme vastaamaan ongelmatilanteisiin nopeasti. Hankkeen alusta alkaen tiedostimme, että viestinnällä on hankkeessa merkittävä rooli.

Nyt lukioihin on kasvanut aktiivisten kehittäjien ryhmä, joka omalta osaltaan edistää digitalisaatiota kunnissa.

Ketterä kehitys on mahdollistanut hyviä tuloksia

Jos olisimme yrittäneet toteuttaa hanketta perinteisen IT-hankkeen tavoin määrittelemällä valmis tuote (koejärjestelmä, tutkintorekisteri) mahdollisimman tarkasti, olisimme tehneet karhunpalveluksen lukioille. Tuskin kukaan olisi pystynyt ennalta kuvittelemaan, millaisia asioita tarvitaan tuleviin koetehtäviin tekniikan kehittyessä ja mahdollistaessa kaiken aikaa lisää.

Matkalla on opittu ketterän kehityksen toimintaperiaatteita. Se on opettanut meille aiempaa joustavampia toimintatapoja ja epävarmuuden sietokykyä.
– Yleisellä tasolla ketterä kehitys on sellainen menetelmä että pitäisi ottaa laajemminkin käyttöön. Se on sitä, että ei suunnitella itseämme kipeiksi ja määritellä jotain mikä valmistuu joskus, vaan uskalletaan aloittaa ja oppia matkalla, vaikka matka olisikin välillä vähän raskas.
Ketterän kehityksen menetelmät ja matalan hierarkian suoman joustavuuden toivoisin leviävän julkishallinnossakin. Omat kokemuksemme ovat positiivisia ja olemme innokkaista jakamaan niitä kiinnostuneiden kanssa.

Ylioppilaskoe sähköistys

Kokonaisuuteen kuuluu siis koetehtävien laadinta, arvostelu, sähköinen asiointi tuhansine hallintopäätöksineen sekä kokonaan uusi ylioppilastutkintorekisteri aiemman lähes 25-vuotiaan rekisterin siirryttyä historiaan keväällä 2017

Kehittäjätiimi on valtakunnallinen

Projektin osalta on mahdoton nimetä yksilötasolla henkilöitä, koska hankkeen eteneminen aikataulussaan, on vaatinut niin monen ihmisen panosta.

1) Lautakunnassa keskeisessä roolissa ovat olleet ensimmäisenä aloittaneiden oppiaineiden jaokset (maantiede, saksa, filosofia syksyllä 2016 ja keväällä 2017 mukaan tulleet ranska, yhteiskuntaoppi ja psykologia. He ovat laatineet digitaalisuutta hyödyntäviä tehtäviä tutkintoon ja toimineet arvostelujärjestelmän ensimmäisinä käyttäjinä ja kokeilijoina.

2) Lukioiden rooli on ollut tärkeä, sieltä on saatu arvokasta palautetta koejärjestelmän kehittämisessä, erityisesti rehtoreilta ja edellä mainittujen aineiden opettajilta.

3) Lautakunnan kanslia on muuttanut lähes kaikki prosessinsa erittäin nopealla aikataululla pitäen silti kiinni luotettavuudesta ja tarkkuudesta työssä. Ilman kanslian koko henkilökunnan (26 hlöä) jatkuvaa venymistä viimeisten neljän vuoden aikana, hanke olisi vaarantunut merkittävästi. Osa henkilökunnasta on uudelleenkouluttautunut työn ohella omaehtoisesti hankkeen kestäessä ja kaikki ovat digitalisoineet työprosessinsa lähes kokonaan. Muutos on ollut valtava sekä työssä että asenteissa.

4) Kanslian kanssa päivittäisessä yhteistyössä, on toiminut erikseen kilpailutettu kehittäjäryhmä (Reaktor Innovations Oy). Hankkeessa kilpailutettiin nimenomaan kehittäjäryhmä, jonka kanssa on ketterän kehityksen periaatteella tehty yhdessä töitä. Kehittäjäryhmä työskentelee samoissa tiloissa ja yhteistyö on päivittäistä ja joustavaa.

5) Hankkeella on projektipäällikkö, joka toimii samalla tuoteomistajana ja kanslian esimiehenä toimii pääsihteeri, jotka toimivat tiiviissä yhteistyössä hankkeen edistämiseksi ja muiden tukena.

Arvostele tämä esimerkki
0 0

Laji(t)

Suunnannäyttäjä