Suomidigi

Puheentunnistuksesta potkua toimistotyöhön

Jämsän kaupunki toteuttaa parasta aikaa toimistopalveluhanketta,  jonka tavoitteena on ottaa käyttöön toimistotyön tiimimalli, siirtyä toimistotehtävien hoitamisessa monipaikkatyöhön ja yhteisten resurssien käyttöön sekä hyödyntää digitalisaatiota toimistotyön tehostamisessa. Puheentunnistuksen soveltuvuutta toimistotyön tehostamiseen ja digitalisaation hyödyntämiseen testattiin valtiovarainministeriön Digikuntakokeilun rahoituksella.

Ideasta toteutukseen

Se mahtoi olla yksi esimiehille järjestetty tulevaisuusajattelua vahvistava Ilkka Halavan työpaja, jossa joku sen sitten sanoi ääneen: ”Että ei tarvitsisi enää muistioita kirjoittaa, että voisi vaan puhua asiat nauhalle niin kuin lääkärit ja joku tekisi sen kirjoitustyön puolestamme.” Sanasta miestä, sarvista härkää ajattelimme tietohallintopäällikkö Heli Helmisen kanssa ja haimme VM:n Digikuntakokeilusta rahoitusta kokeiluumme, tutkitaan ainakin, josko teknologiasta löytyisi ratkaisu haaveeseen.

Puheentunnistuksen pilottihanke käynnistyi koko henkilöstölle suunnatulla avoimella pilottihaulla, johon haimme kymmentä pilotoitavaa kohdetta. Kohdistimme hakumenettelyn:

  • Erilaisten muistioiden- ja pöytäkirjojen tuottamiseen puheentunnistuksen avulla
  • Asiantuntija-aineistojen laadintaan puheentunnistuksen avulla ja
  • Haastattelujen tai artikkelien tuottamiseen puheentunnistuksen avulla

Pilottihaku onnistui laadullisesti erittäin hyvin. Määräaikaan mennessä saimme ehdotuksia pilottikohteiksi kaikilta toimialoilta (sote, yhdyskuntatoimi, sivistystoimi, yleishallinto) ja erilaisista ammattiryhmistä (johtavia viranhaltijoita, asiantuntijoita ja sihteerejä).

Samaan aikaan pilottihaun kanssa kartoitimme puheentunnistusohjelmistovaihtoehtoja markkinoilta. Pilotoitavaksi järjestelmäksi valikoitui Philips Speechlive yleiskielen tunnistuspalvelu. Pilottiin neuvoteltiin jokaiselle pilotoijalle henkilökohtainen testitili 60 vuorokaudeksi ja 100 minuuttia puheentunnistusaikaa, joka vastaa noin 40 liuskaa valmista tekstiä.

Puheentunnistuksen haasteet

Pilotoijien ennakkotoiveena oli, että puheentunnistusta voitaisiin käyttää haastattelujen tai keskustelujen purkamiseen, mutta useamman henkilön puheen tunnistamiseen samalta nauhalta ohjelmisto ei valitettavasti soveltunut. Myös pienet tekniset hankaluudet ja käyttöliittymän englanninkielisyys koettiin motivaatiota heikentävinä tekijöinä. Effica -puheentunnistusta käyttäneet sosiaali- ja terveysalan testaajat olisivat toivoneet reaaliaikaista puheentunnistusta, jossa ohjelmisto tunnistaa puheen suoraan ohjelmaan. He myös muita useammin kokivat, että puheentunnistuksen virheiden korjaamiseen, tunnistetun tekstin odottamiseen ja tekstin siirtämiseen ohjelmasta toiseen meni liian pitkä aika.

Kielteiset palautteet liittyivät usein käyttäjälähtöisiin ongelmiin. Puheentunnistus tunnistaa puhetta niin kuin se tuotetaan. Se ei toimistosihteerin tapaan muokkaa puhekielestä asiakirjatekstiä tai lisää välimerkkejä ja muotoiluja tekstiin. Ne kaikki pitää sanella. Myös liian kova taustameteli (esim. sanelu väkijoukossa) tai pitkät tauot saneluissa haittasivat tunnistusta. Eniten haasteita tuotti kuitenkin se, että puheentunnistuksen pilotointiin ei oltu varattu riittävästi aikaa. Uudenlaisten työskentelytavan oppiminen vaatii aikaa, vaikka ohjelmiston käyttö on vaivatonta ja perustermistö tekstin muotoiluun on helppo oppia.

Puheentunnistus on tulevaisuuden työkalu

Lyhyen pilotin kokemus on, että puheentunnistuksesta voi tulla tulevaisuuden toimisto- ja asiantuntijatyötä helpottava työkalu, jos viitsii nähdä sen vaivan, että opettelee käyttämään ohjelmistoa. Puheentunnistus soveltuu erinomaisesti mm. työmuistioiden ja määrämuotoisten tekstien tuottamiseen. Kokemuksen karttuessa myös pidempien asiantuntijatekstin tuottaminen onnistuu.

Tehokas käyttö edellyttää kuitenkin harjaantumista, sillä puhekieli ja asiakirjakieli eroavat paljon toisistaan. Puheentunnistus soveltuu ennen kaikkea työhön, jossa kuljetaan paljon ja esim. asiakastapaamisten muistiota tuotetaan tapaamisten välissä. Kahden kuukauden pilotin aikana ei ehditty saada täyttä hyötyä ohjelmistosta. Muutos työn tekemisen tavassa vaatii enemmän aikaa ja järjestelmän sujuva käyttö edellyttää riittävän määrän toistoja.

Puheentunnistuspilotti oli kuitenkin hyödyllinen kokemus ja toi näkyväksi, että uusien työtä helpottavien työskentelymenetelmien käyttöön ottaminen vaatii sekä vanhan hylkäämistä että uuden oppimista. Jämsän kaupunki on päättänyt mahdollistaa henkilöstölleen puheentunnistuksen käytön jatkamisen, mutta käyttäjät tietysti ratkaisevat, kuinka paljon se tulee toimisto- ja asiantuntijatyötä helpottamaan. Yksi pilotoijista sen seuraavasti tiivisti:” Puheentunnistus on vaikeaa, koska en ole oppinut kirjoittamaan puhumalla. Pidemmällä aikajänteellä uskon sen kyllä onnistuvan.”

 

 

digitalisaatiopuheentunnistussihteerimuistio