Strateginen viitekehys digitalisaatiolle

Rakennamme ennakointikykyistä yhteiskuntaa, jossa palvelut toimivat ihmisten ja yritysten todellisten tarpeiden mukaisesti, saumattomasti ja ensisijaisesti digitaalisesti.

Tulevaisuuden yhteiskunta palvelee ennakoiden ja digitaalisesti

Julkisen hallinnon tavoitteena on uudistaa palvelunsa siten, että ne ennakoivat tarpeita ja tilanteita, joita ihmisten elämäntapahtumat ja yritysten liiketoiminta synnyttävät. Tämä vaatii hallinnolta rohkeaa toimintatapojen uudistamista, siilot ylittävää yhteistyötä, kokeilukulttuuria ja kykyä ymmärtää asiakasta ja hänen tarpeitaan. Yhteistyöhön perustuva rohkea palvelujen kehittäminen on legitiimi ja ainoa oikea tapa tehdä asioita.

Lue lisää

+

Puheenvuoro hyvän hallinnon ja kyvykkyyksien
täykeydestä digitalisaatiossa

Julkisessa hallinnossa on vahva tahtotila uudistaa julkiset palvelut käyttäjälähtöisiksi ja ensisijaisesti digitaalisiksi toimintatapoja uudistamalla. Tässä puheenvuorossa halutaan antaa suuntaa rohkealle toiminnan uudistamiselle muuttuvassa toimintaympäristössä. Suuntaviivat auttavat, kun organisaatiot valmistelevat strategisia linjauksiaan ja suunnitelmiaan digitalisaatioajassa ja muuttavat toimintatapojaan sekä toimintakulttuuriaan. Tässä puheenvuorossa linkitetään taustalla vaikuttavat ajurit ja strategiset tavoitteet ylätason tavoitetilaan, jonka saavuttamiseksi on määritelty joukko kyvykkyyksiä. Näitä kyvykkyyksiä puolestaan kehitetään kehittämispolussa olevien hankkeiden ja toimenpiteiden avulla.

Nopeassa muutoksessa on pidettävä kiinni perusarvoista ja tavoitteista. Perustuslain pe¬riaatteet hyvästä hallinnosta eivät menetä merkitystään hallinnon digitalisoituessa. Hyvä hallinto on edelleen toimivan, vakaan ja avoimen yhteiskunnan edellytys ja samalla merkittävä kilpailukykytekijä. Se, miten periaatteet toteutuvat ja viedään käytäntöön, muuttuu teknologian kehittyessä. Näin on jo tapahtunut viimeisten vuosikymmenten aikana, mutta kyse on ollut erilaisten rutiinien automatisoimisesta. Kiihtyvä kehitys tulee mahdollistamaan paljon syvällisemmät toimintatapojen muutokset. Hallinto voi palvella paremmin kansalaisia ja yrityksiä. Julkinen hallinto takaa palvelut ja luo samalla perustan, ekosysteemin, jonka avulla palveluntuottajat voivat toimia tehokkaasti. Ekosysteemissäkin yhteentoimivuutta hiotaan lainsäädännösesti, toiminnallisesti, semanttisesti ja teknologisesti. Tämä strateginen viitekehys on lopputulos JulkICT-osaston vuonna 2016 toteuttamasta strategisesta verkostoprosessista. JulkICT-osaston asiantuntijat ovat koonneet prosessissa syntyneestä aineistosta tämän hyvän hallinnon merkitystä korostavan puheenvuoron.

JOHDANTO

Julkinen hallinto on yhteisesti vastuussa prosessien asiakaslähtöisestä digitalisoinnista ja tehostamisesta. Yhteistyöhön perustuva rohkea palvelujen kehittäminen on legitiimi ja ainoa oikea tapa tehdä asioita.

Kansalaiset edellyttävät, että julkiset palvelut vastaavat paremmin heidän tarpeisiinsa. Samalla ikärakenteen ja heikon taloustilanteen vuoksi valtion ja kuntien kyky vastata tähän tarpeeseen heikkenee. Toisaalta tietotekniikan kehitys ja sen laajentunut käyttö antavat mahdollisuuden samanaikaiseen palvelujen tehostamiseen ja parantamiseen. Julkiset palvelut rakennetaan käyttäjälähtöisiksi ja ensisijaisesti digitaalisiksi toimintatapoja uudistamalla. Samalla on luonnollisesti tärkeää pitää kiinni hyvän hallinnon periaatteista ja huo¬ehtia kansalaisten perusoikeuksista. Tästä ovat esimerkkinä tukitoimet, joita valmistellaan sähköisen asioinnin ja digitaalisten palvelujen käytön edistämiseksi.

Digitalisaatiolla on mahdollista turvata julkisten palvelujen saatavuus ja saavutettavuus aiempaa paremmin maan eri osissa ja erilaisten asiakasryhmien kesken. Tämä toteutuu, jos palvelujen digitalisoinnin ohella samalla huolehditaan siitä, että ihmisten kyky ja osaaminen käyttää digitaalisia palveluja paranee. Palvelujen käytössä autetaan niitä ihmisiä, jotka eivät itse kykene käyttämään digitaalisia palveluja. Palvelujen digitalisointi tulee korvaamaan perinteisiä palvelumuotoja. Aika- ja paikkariippumattomuutensa vuoksi digitaaliset palvelut ovat saavutettavampia kuin perinteiset palvelut, ja näin ne tukevat palvelujen tasavertaista saatavuutta. Kaikilla ei kuitenkaan eri syistä ole digitaalisten palvelujen käyttöön vaadittavaa kykyä, taitoa tai teknisiä mahdollisuuksia. Tämä luo uudenlaisen riskin kansalaisten epätasa-arvoisesta asemasta julkisten palvelujen käyttäjinä. Riski voi myös synnyttää vastarintaa muuten hyödyllisenä pidettyä digitalisaatiokehitystä vastaan ja hidastaa julkisten palvelujen digitalisaatiota.

ASIAKAS KESKIÖSSÄ

Yksi hallintohistorian suurin uudistus eli maakuntien rakentaminen, kuntien roolin ja tehtävien muuttaminen ja sosiaali- ja terveydenhuollon uudelleen järjestäminen on käynnistynyt. Uudistuksen keskiössä tulee olemaan suunnitelmien mukaan asiakas. Keskeiseksi keinoksi tavoitteisiin pääsemisessä nähdään digitalisaatio. Uudistuksen onnistumisen edellytykseksi on nähty tiedon hyödyntäminen ja tiedolla johtaminen kaikissa toiminnoissa, johtamisesta asiakaspalvelun järjestämiseen. Se tarjoaa merkittävän mahdollisuuden hyödyntää uutta teknologiaa palvelujen tehostamiseen.

Hyvässä hallinnossa viranomaiset rakentavat palvelunsa asiakkaasta lähtien ja kansalaiset luottavat viranomaiseen. Ja myös toisinpäin – asiakkaat ovat aktiivisina toimijoina mukana palveluissa ja viranomaiset luottavat asiakkaisiinsa. Turhaa byrokratiaa on purettu karsimalla lupa- ja valvontaviidakkoa. Asiointitarve on karsittu minimiin, koska palvelun saa muutenkin. Tiedot ja toiminta ovat turvallisesti avoimia. Tuotokset ovat oikeassa suhteessa panostuksiin ja yhteiskunta pystyy toimimaan hallitusti myös poikkeustilanteissa.

-

Muutos tapahtuu
meistä riippumatta

Teknologinen kehitys ja digitalisaatio muuttavat yhteiskuntaa, taloutta ja elämänmenoa enemmän kuin teollistuminen aikanaan. Kehityksen taustalla on useita muutosvoimia, joihin emme juurikaan voi itse vaikuttaa, mutta oleellista on, että tunnistamme ne ja pyrimme varautumaan niihin. Keskeisiä muutosvoimia ovat mm.:

Väestön ikääntyminen

muuttaa kansalaisten palvelutarpeita ja palvelujen käyttötapoja. Lisäksi väestörakenteen muutos vaikuttaa yhteiskunnan kykyyn kantaa kustannuksia.

Suomen kilpailukyky

kansainvälisillä markkinoilla edellyttää jatkuvia ponnisteluja ja hallinnolla on siinä merkittävä rooli mm. ekosysteemin mahdollistajana ja puitteiden luojana.

Yhteiskunnan palvelullinen rooli

korostuu; valtio ja kunnat nähdään palveluntarjoajina ja palveluita toteuttavat enenevissä määrin yksityisen sektorin toimijat.

Tietotekniikan kehitys

ja uudet teknologiat mahdollistavat monipuolisen, uudenlaisen toiminnan.

Lisää muutosvoimista

+

Uudistamisen ajurit

TAUSTALLA VAIKUTTAVAT MUUTOSVOIMAT

Tavoitetilan ja kehityspolun suunnittelussa on otettava huomioon useita eri muutosvoimia yhteiskunnan kehittymisen taustalla. Näihin taustalla oleviin voimiin emme voi juurikaan itse vaikuttaa, vaan ne tapahtuvat meistä riippumatta. Toiminnan asiakaslähtöisessä suunnittelussa keskeistä on varautuminen muutoksiin. Muutosvoimia ovat muun muassa:

  • Väestön ikääntyminen muuttaa kansalaisten palvelutarpeita ja palvelujen käyttöta-poja. Lisäksi se vaikuttaa yhteiskunnan kykyyn kantaa kustannuksia (kestävyysvaje). On varauduttava siihen, että nykyinen heikko taloudellinen tilanne tulee jatkumaan pitkään. Julkisen hallinnon tulee silti huolehtia kansalaisten perusoikeuksista kaikissa tilanteissa.
  • Hallinnolla on merkitystä Suomen kilpailukyvylle. Tarpeettomien, digitalisaatiota, työllistymistä ja yrittäjyyttä vaikeuttavien normien purkamiseen liittyvä valmistelu on hallinnon toimijoiden käsissä. Samoin valvonnan ja lupamenettelyjen keventäminen, joka pohjautuu paitsi uuteen teknologiaan myös tiedon hyödyntämisen tehostamiseen sekä luottamukseen. Suomen kilpailukyky kansainvälisillä markkinoilla edellyttää jatkuvia ponnisteluja. Vientivetoisen talouden asiakkaat ovat kaukana. Alustataloudessa julkisen hallinnon rooli on ekosysteemin mahdollistaja ja puitteiden luoja, osin myös itse niiden hyödyntäjä. Tällöin palvelujen tuottajat sekä julkisella, yksityisellä että järjestöpuolella pystyvät toimimaan ja kehittämään toimintaansa sekä luomaan uutta.
  • Yhteiskunnan rooli on muuttunut yhä enemmän palveluja korostavaksi. Kansalaiset ja viranomaiset näkevät valtion ja kunnat yhä enemmän palvelutarjoajan roolissa. Digitaalisia asiakaslähtöisiä palveluja ei voi rakentaa yksi prosessi kerrallaan, vaan on huomioitava palveluketju joka ylittää virasto- ja hallinnonalarajat. Yhä enemmän palvelun toteuttajana on myös yksityisen sektorin toimija.
  • Tietotekniikan kehitys mahdollistaa monipuolisen uudenlaisen toiminnan. Tekniikan kehitys etenee pääsääntöisesti kuluttajamarkkinoiden ehdoilla. Tietotekniikan suorituskyky on kehittynyt ripeästi kymmenien vuosien ajan, eikä näköpiirissä ole, että kehitys hidastuisi oleellisesti, osin ennusteet näyttävät teknologian kehittymisen kiihtyvän keinoälyyn ja robotiikkaan liittyvien innovaatioiden johdosta.

Viranomaisilta edellytetään hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti asiakkaiden oikeudenmukaista ja tasapuolista kohtelua, tuloksellista palvelua, asianmukaista neuvontaa sekä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Viranomaisen on tehtävä yhteistyötä toisten viranomaisten kanssa. Nämä ovat toimintatapoja, jotka ovat taanneet perus- ja ihmisoikeuksien toteutumisen ja myös tehokkaan julkisen hallinnon. Monimutkaisessa toimintaympäristössä julkisen hallinnon haasteena on luoda edellytykset keskeisille kyvykkyyksille, joiksi on tunnistettu johtaminen, osaaminen, hankinnat, infrastruktuuri, tiedon hallinta, digitaalinen turvallisuus sekä lainsäädäntö.

Tavoitetilaa, jossa hyvän hallinnon periaatteet toteutuvat, voidaan kuvailla seuraavien laadullisten tekijöiden (attribuuttien) avulla:

ATTRIBUUTTI SELITYS
Asiakaskeskeinen Toiminta, palvelut ja järjestelmät suunnitellaan ja toteutetaan käyttäjän tarpeista lähtien
Yhteentoimiva Prosessit ja järjestelmät kykenevät vaihtamaan saumattomasti tietoja
Saavutettava Palvelut ovat kaikkien käyttäjien saavutettavissa
Luotettava Kansalainen voi luottaa asioiden ja tietojen asianmukaiseen käsittelyyn
Turvallinen Tiedot ovat käytettävissä vain niihin oikeutetuille silloin kuin niitä tarvitaan
Toimintavarma Toimii niissä turvatilanteissa, joissa sitä edellytetään, myös poikkeusoloissa
Hallittu riski Toteutus ottaa huomioon riskit sekä hallitsee niitä ja suhteuttaa ne toimintaan
Yksinkertainen Kokonaisuus ja toiminta ovat ymmärrettäviä ja hallittavia
Harkitusti velvoittava Muutosta vauhditetaan velvoittamalla joko hallintoa tai sen asiakkaita tai molempia palvelujen käyttäjäksi tai tuottajiksi. Tätä voidaan käyttää rinnan vapaaehtoisuuden kanssa.
Vapaaehtoinen Muutos saadaan aikaan osapuolien yhteisellä toiminnalla
Innovatiivinen Uusia ja erilaisia ratkaisuja kokeillaan ja hyödynnetään
Avoin Tiedot ja toiminta on avoimesti nähtävissä
Tuloksellinen Toiminta on vaikuttavaa ja tuotokset ovat oikeassa suhteessa panostuksiin
Objektiivisuus Viranomainen toimii ennustettavasti ja johdonmukaisesti toimijasta riippumatta
Tarkoituksenmukainen Keinot ja panostukset ovat oikeassa suhteessa tavoitteisiin
Yhdenvertainen Kansalaisia kohdellaan samalla tavalla, ketään suosimatta
-

Asiakkaita on monenlaisia

Asiakas odottaa entistä parempaa, saumatonta palvelua, joka on tarjolla ajasta ja paikasta riippumatta ja vastaa hänen tarvettaan. Ihmisten ja yritysten odotukset myös viranomaispalveluista ja yhteiskunnan toiminnasta kumpuavat uuden teknologian ja digitalisaation kulttuurista. Internetin käytön ja sen tarjoamien sähköisten palvelujen hyödyntämisessä on kuitenkin edelleen suuria eroja ihmisten välillä

ASIAKAS ON KESKIÖSSÄ

Asiakas odottaa entistä parempaa, saumatonta palvelua, joka on tarjolla ajasta ja paikasta riippumatta ja vastaa hänen tarvettaan

  • Asiakaslähtöinen palvelukehitys
  • Kaikkien asiakasryhmien huomioiminen
  • Palvelujen saatavuus ja saavutettavuus
  • Palvelutuotannon kustannustehokkuus

SÄHKÖISET PALVELUT ENSISIJAISEKSI

  • Digitaalisuus mahdollistaa laadukkaat julkiset palvelut maan eri osissa erilaisille asiakasryhmille
  • Viestit (sähköinen posti) ja muut hyvät ja toimivat palvelut edellä digitaaliseen toimintatapaan

SAAVUTETTAVUUSDIREKTIIVI

  • Edistää kaikkien mahdollisuutta toimia täysivertaisesti digitaalisessa yhteiskunnassa
  • Luoda yhdenmukaiset minimitason vaatimukset julkisen hallinnon verkkopalveluiden saavutettavuudelle
  • Parantaa digitaalisten palveluiden laatua

TOIMINTAMALLIT DIGITAALISTEN PALVELUJEN TUKEEN (AUTAHANKE)

  • Sähköisten palvelujen käyttö vaatii osaamista, virallisen kielen hallintaa ja kykyä käyttää tietokonetta, tablettia tai älypuhelinta sekä kykyä löytää oikea viranomaispalvelu verkosta
  • Sähköiseen asiointiin apua tarvitsevia löytyy kaikista ikäryhmistä ja alueilta. Syitä voi olla sekä tarvittavien välineiden puute että osaamisen puute
  • Meidän on varmistettava, että kansalaisilla, yrityksillä ja yhteisöillä on tasa-arvoiset mahdollisuudet palveluiden käyttöön

Vastuumme digitalisaatiossa

Yhteiskunnan digitalisaatiossa hallinnolla on edelleen vastuu kansalaisten perus- ja ihmisoikeuksien turvaamisesta; perustuslain periaatteet hyvästä hallinnosta eivät muutu hallinnon digitalisoituessa. Viranomaisilta edellytetään asiakkaiden oikeudenmukaista ja tasapuolista kohtelua, tuloksellista palvelua, asianmukaista neuvontaa sekä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä

HYVÄ HALLINTO & DIGITALISAATIO

  1. Palvelut on rakennettu asiakaslähtöisesti
  2. Kansalaiset luottavat viranomaiseen ja viranomaiset kansalaisiin
  3. Asiakkaat ovat aktiivisia toimijoita
  4. Ei turhaa byrokratiaa, normien purku
  5. Asiointitarve on minimoitu
  6. Tiedot ja toiminta turvallisesti avoimia
  7. Toiminta hallittua myös poikkeustilanteissa
  8. Panos-tuotos-suhde on optimaali

PERUSOIKEUDET & DIGITALISAATIO

  • Laadukkaat julkiset palvelut maan eri osissa erilaisille asiakasryhmille
  • Kansalaisilla, yrityksillä ja yhteisöillä on tasa-arvoiset mahdollisuudet palveluiden käyttöön
  • Palveluiden käytössä autetaan niitä, joille digitaalisten palveluiden käyttö on vaikeaa tai mahdotonta
  • Tuloksellista, oikeudenmukaista palvelua ja neuvontaa
  • Yhdenvertaista kohtelua
  • Selkeää, ymmärrettävää kieltä

YHTEINEN ARVOPOHJA JA PERIAATTEET

  • Perusoikeudet
  • Avoimuus
  • Palveluperiaate
  • Tuloksellisuus
  • Luottamus
  • Yhdenvertaisuus

TULEVAISUUDEN HALLINTO ON IHMISLÄHTÖINEN

  • Toiminta asiakaslähtöistä ei toimivaltalähtöistä
  • Keskeisenä tehtävänä turvata perus- ja ihmisoikeuksien toteutuminen
  • Kansalainen toimii yhdessä hallinnon kanssa ja saa palvelut toimijasta riippumatta
  • Vastuu asiakkaasta on viranomaisella, yksin ja yhdessä
TAKAISIN

Painopistealueet

Yhä nopeammin muuttuvassa toimintaympäristössä julkisten palveluiden uudistumiselle antavat suuntaa nämä strategiset painopisteet:

  1. Palvelemme asiakkaita yhtenäisesti
  2. Mahdollistamme ekosysteemin ja luomme puitteet, palvelualustan
  3. Hyödynnämme avointa, omaa ja yhteistä tietoa

1. Ihmisiä ja yrityksiä palvellaan yhtenäisesti ja saumattomasti

Parasta palvelua on asiointitarpeen poistaminen ja sen jälkeen digitaalinen palvelu, joka näyttäytyy yhtenäisenä käyttäjille. Tavoitteena on, että mahdollisimman moni asia hoituu automaattisesti taustalla. Turha byrokratia karsitaan ja ennakoivia palveluja lisätään aina kun se on mahdollista.

Julkinen hallinto palvelee yhtenäisesti asiakkaitaan

Parasta palvelua on asiointitarpeen poistaminen ja sen jälkeen digitaalinen palvelu, joka näyttäytyy yhtenäisenä käyttäjille. Asiakasta rasittavat päällekkäiset ja turhat sisäiset prosessit karsitaan ja ennakoivia palveluja lisätään aina kun se on mahdollista. Jos asiakas ei pysty hoitamaan asiaansa itse, hän voi hoitaa sähköisen asiointinsa tuetusti tai valtuuttaa jonkun toisen hoitamaan asian puolestaan. Palvelun käyttäjän nostaminen toiminnan ja kehittämisen keskiöön, aktiiviseksi toimijaksi, edellyttää poikkihallinnollisuutta ja uudenlaisia yhteistyön muotoja eri viranomaisten, järjestöjen, lähiyhteisöjen ja yritysten kanssa.

Tähän yhtenäiseen tavoitetilaan on vielä matkaa, mutta eri hallinnonaloilla ja kunnissa on tehty tai on käynnissä merkittäviä digitalisoinnin toimenpiteitä. Kaikilla hallinnonaloilla on digitalisaatiostrategia tai –suunnitelma. Palveluissa ja toimintatapojen uudistamisessa hyödynnetään kansallista palveluarkkitehtuuria (KaPA) ja digitalisoinnin periaatteita. Painopiste siirtyy organisaatio- tai palvelukohtaisesta kehittämisestä asiakaslähtöisten palvelukokonaisuuksien ja -ketjujen kehittämiseen.

Asiakaslähtöisiä palvelukokonaisuuksia ja -ketjuja kehitetään asiakkaiden elämäntapahtumien pohjalta, yhdessä, yli hallinnonrajojen. Palveluissa ja toimintatapojen uudistamisessa hyödynnetään kansallista palveluarkkitehtuuria (KaPA) ja digitalisoinnin periaatteita.

Digitalisoinnin periaatteet toimivat yhteisinä pelisääntöinä julkisten palveluiden kehityksessä. Periaatteiden toimeenpanon tueksi kehitetään Digitalisoinnin Pelikirja, johon voit tutustua täällä

2. Mahdollistamme ekosysteemin ja luomme puitteet; palvelualustan

Julkinen hallinto takaa palvelut ja luo samalla perustan, ekosysteemin, jonka avulla palveluntuottajat voivat toimia tehokkaasti. Tämä edellyttää poliittista, lainsäädännöllistä, toiminnallista, semanttista ja teknologista yhteentoimivuutta. Tavoitteiden asettamisessa on edellytettävä kokeiluja ja innovaatioita sekä yhteisiä hankintamenettelyjä.

JULKINEN HALLINTO PALVELUALUSTANA
(EKOSYSTEEMIN MAHDOLLISTAJANA JA PUITTEIDEN LUOJANA)

Julkinen hallinto luo perustan, ekosysteemin, jonka avulla palveluntuottajat voivat toimia tehokkaasti. Tämä edellyttää poliittista, lainsäädännöllistä, toiminnallista, semanttista ja teknologista yhteentoimivuutta. Tavoitteiden asettamisessa on edellytettävä kokeiluja ja innovaatioita sekä yhteisiä hankintamenettelyjä. Palvelualusta mahdollistaa eri toimijoiden palvelutuotannon. Palvelualusta on luotettava ja pitkäjänteinen tekninen ja toiminnallinen kokonaisuus, johon voi liittyä ja jonka päälle voi perustaa uusia palveluja. Nämä palvelut muodostavat toimialakohtaisia ekosysteemejä.

Julkinen hallinto rakentaa yhteentoimivuudella, toimintatavoilla ja resursseillaan puitteita, jotka mahdollistavat ekosysteemien syntymisen. Julkisen hallinnon tukemia ekosysteemejä ovat esimerkiksi Kanta- palvelut tai Oppijan palvelukokonaisuus. Johtamisessa virkavastuun ajatus on käännettävä vastuuksi asiakkaan hyvinvoinnista yhdessä muiden viranomaisten kanssa. Virkamiehen osaamisen ytimessä on laaja-alaisen asiakaslähtöisyyden ymmärtäminen ja verkostomainen yhteistyö. Asiakkaille synnytetään hyötyä mahdollisimman nopeasti. Kumppanuusverkostoissa luodaan uudenlaisia valtakunnallisia ja paikallisia palvelujen toteutustapoja. Myös yksityisen ja kolmannen sektorin toimijat osallistuvat palvelujen kehittämiseen ja tuottamiseen. Näin mahdollistetaan julkisen sektorin koon pienentäminen ja resurssien kohdentaminen niihin palveluihin, joita ei voida digitalisoida.

Palvelualusta mahdollistaa eri toimijoiden palvelutuotannon ja myös yksityisen ja kolmannen sektorin toimijat osallistuvat palvelujen kehittämiseen ja tuottamiseen. Tämä vaatii virkamiehiltä laaja-alaista asiakaslähtöisyyden ymmärtämistä ja verkostomaista yhteistyötä, joka tuottaa kokeilujen kautta mahdollisimman nopeasti hyötyä asiakkaalle.

Kansallinen palveluarkkitehtuuri on perusta, jolle digitaalinen Suomi rakennetaan.
Lisätietoa KaPAsta+

3. Hyödynnämme avointa, omaa ja yhteistä tietoa

Tavoitteena on, että kaikki merkittävät julkiset tietovarannot ovat koko yhteiskunnan käytettävissä avoimen datan periaatteella. Periaatteena on, että tietoa kysytään asiakkaalta vain kerran. Kansalaisen tietoihin sovelletaan omadata-periaatetta, eli kansalainen voi käyttää ja hyödyntää julkisen hallinnon hänestä tallentamia tietoja.

HYÖDYNNETÄÄN AVOINTA, OMAA JA YHTEISTÄ TIETOA

Tieto liikkuu parhaiten, kun se on julkisesti ja avoimesti saatavilla maksutta, koneluettavassa muodossa ja selkein käyttöehdoin. Avoin tieto luo mahdollisuuksia kehittää uusia palveluja ja sovelluksia, parantaa päätöksenteon tietopohjaa, lisää hallinnon läpinäkyvyyttä, tehostaa prosesseja ja tukee oppimista ja tutkimusta. Avoin data on raaka-ainetta digitaalisille palveluille ja datavetoisen talouden resurssi. Tavoitteena on, että kaikki merkittävät julkiset tietovarannot ovat koko yhteiskunnan käytettävissä avoimen datan periaatteella. Tietovarantojen kehittämistä painotetaan tiedon laatuun, hyödyntämisen tehostamiseen ja tieto-osaamisen vahvistamiseen. Tietojen yhteentoimivuus ja yhteiset jakelutavat varmistavat tiedon tehokkaan hyödynnettävyyden.

Kaikki tiedot eivät ole julkisia eivätkä avattavissa avoimen datan periaatteilla. Osa julkisen hallinnon tiedoista liikkuu vain viranomaisten välillä. Vaikka tiedot eivät olisi julkisia, on ihmisillä pääsääntöisesti oikeus itseään koskeviin tietoihin. Periaatteena on, että tieto kysytään asiakkaalta vain kerran julkisen hallinnon palveluketjua varten. Tietoa käyttävä viranomainen vastaa siitä, että jo kerran kerättyä ja kysyttyä tietoa ei kysytä asiakkaalta uudestaan. Tietoa hallussaan pitävällä viranomaisella on velvoite luovuttaa tieto, jos tiedon vastaanottajalla on oikeus sitä käsitellä. Julkisessa hallinnossa oleviin kansalaisen tietoihin sovelletaan omadata-periaatetta. Sillä tarkoitetaan kansalaisen oikeutta ja mahdollisuutta hallita hänestä itsestään kerättyä tietoa ja jakaa sitä valitsemilleen tahoille. Tämä vahvistaa henkilöiden tiedollista itsemääräämisoikeutta.

TIEDON HALLINNAN MUUTOS

  • Tulevaisuudessa tieto liikkuu asiakkaan tarpeen ja hänen saaman palvelun mukana
  • Henkilöllä on paremmat keinot ja kyvyt hallita omia tietojaan

OMADATA

  • Kansalainen voi käyttää ja hyödyntää julkisen hallinnon hänestä tallentamia tietoja
  • Yksilö voi hyödyntää tietoaan sekä jakaa, vaihtaa tai myydä sitä edelleen valtuuttamaansa

Keskeisessä roolissa parempien ja tehokkaampien palveluiden kehittämisessä on yhteisen tiedon hallinta, jota YTI-hanke vie eteenpäin.

TAKAISIN

Toiminnan uudistamisen edellytykset, ydinkyvykkyydet

Keskeistä toiminnan uudistamisessa ovat yhteinen tahtotila ja tarvittavat resurssit. Onnistumisen edellytyksiä ovat kyvykkyydet. Ydinkyvykkyyksiä toiminnan uudistamisessa on tunnistettu seitsemän:

1.

Johda muutosta

Keskeistä toiminnan uudistamisessa ovat yhteinen tahtotila ja tarvittavat resurssit. Onnistumisen edellytyksiä ovat kyvykkyydet. Ydinkyvykkyyksiä toiminnan uudistamisessa on tunnistettu seitsemän:

Johda muutosta

Toiminnan ja palvelujen tulee lähteä asiakkaan tarpeista, ei hallinnon rakenteista. Asiakkaan ja tarpeiden ymmärtäminen on kehittämisen perusta. Julkisen hallinnon ja hallituksen tavoitteena on uudistaa toimintaa asiakaslähtöiseksi; rakennetaan julkiset palvelut käyttäjälähtöisiksi ja ensisijaisesti digitaalisiksi. Asiakasymmärrys edellyttää analyysia ja toimintakentän tuntemusta. Tarveanalyysiä on tehtävä toimintakentässä kattavasti ja jatkuvasti. Palvelumuotoilu puolestaan on systemaattinen ja looginen toimintaketju, jolla palvelutoiminta otetaan haltuun. Palvelumuotoilu on niin palveluiden tuotekehitystä kuin koko toiminnan innovointiakin. Palvelumuotoilu yhdistää palvelun kuluttajan ja palveluntuottajan tarpeet.

Digitalisaation hyödyntäminen toiminta- ja työprosessien kehittämisessä edellyttää mahdollisuuksien tunnistamista, riskinottokykyä ja tunnistettujen riskien hallintaa, vahvaa tahtoa uudistua ja uudistaa totuttuja toimintatapoja ja rakenteita. Digiajassa tarvitaan vuorovaikutteista kyvykkyyksien johtamista ja yhteiskunnallisten, teknologisten ja sosiaalisten ilmiöiden herkkää huomiointia.

Toiminnan digitalisoinnissa on tärkeää, että se aloitetaan heti: suunnitellaan ja toteutetaan askel kerrallaan ja uudistetaan toimintaa nopeasti kokemusten perusteella. Vanhasta toimintatavasta luopumista ja uuteen sitoutumista tuetaan. Kokeilut tehdään yhdessä kansalaisten ja yritysten kanssa ennen varsinaista toiminnan muutosta tai palvelukehitysprojek¬tia. Myös epäonnistuminen on sallittua, mutta virheistä opitaan.

Johtajat tukevat esimerkillään kokeilukulttuuria ja innovatiivisia menettelyjä. Julkisen hallinnon johtamismenetelmät, kuten tulosohjaus ja laatujohtaminen, valjastetaan kokeilukulttuurin ja poikkihallinnollisen uudistavan kehityksen tueksi. Tieto- ja viestintäteknologian käyttöä ei mitata ja arvioida tukiresurssina, vaan kiinteänä osana toiminnan kehittämistä, sen mahdollistavana toimintatapana. Tavoitteiden asettamisessa on edellytettävä kokeiluja ja innovaatioita sekä laajennettava yhteisiä hankintamenettelyjä.

2.

Opi digitalisoitumaan

Lähtökohtana ovat asiakkaiden aidot elämäntapahtumat ja yritysten liiketoimintatapahtumat, eivät virastojen mandaatit.

Opi digitalisoitumaan

Organisaation substanssiosaamisen ja digitalisaatiota koskevan ymmärryksen yhdistämisessä on kyse siitä, miten osaamista kehitetään asiakaslähtöisyyteen, perinteisten toimintatapojen kyseenalaistamiseen, innovointiin sekä kokeiluhalukkuuteen. Asiakaslähtöisen toiminnan kehittäminen digitaalisessa toimintaympäristössä edellyttää jokaiselta tiettyä perusosaamista. Tähän kuuluu kyky työskennellä verkostomaisesti yli sektorirajojen tietoa hyödyntäen sekä ymmärrys digitalisaation vaikutuksista asiakkaisiin, toimintaan ja omiin työtehtäviin.

Digitalisaatio edellyttää riittävää tietoteknistä perusosaamista, mutta sen lisäksi kaivataan kykyä sietää epävarmuutta ja ottaa riskejä. Organisaation johto on vastuussa toiminnan kehittämisestä hyödyntäen parhaalla mahdollisella tavalla digitalisaation tarjoamia mahdollisuuksia. Digitalisaation periaatteiden mukaisesti asiakas voi olla aktiivinen ja osaava toimija palvelujen suunnittelussa, kehittämisessä ja toteuttamisessa. Prosessien digitalisointi kytkeytyy ihmisen elämäntilanteisiin. Ihmisen elämässä tapahtuvat muutokset vaikuttavat ihmistä koskeviin päätöksiin ja toimenpiteisiin. On luotettava siihen, että ihminen itse on hänelle tärkeiden palvelujen kehittämisen osaaja. Myös osaamisen kehittämisessä yhteistyö yksityisen ja kolmannen sektorin kanssa on entistä tärkeämpää.

3.

Solmi kumppanuuksia

Julkisen ja yksityisen sektorin yhteistyöllä tuottavia, uutta luovia palveluketjuja.

SOLMI KUMPPANUUKSIA

Hankinnat on toteutettava hyvin ja kustannustehokkaasti siten, että julkinen hallinto hyödyntää laajasti yksityisen ja kolmannen sektorin kumppanuuksia. Hankinnoissa on kyettävä käyttämään uudenlaisia, innovatiivisiakin menettelyjä ketteryyden ja uudenlaisten arvoketjujen mahdollistamiseksi. Yksityisen ja kolmannen sektorin toimijat voivat osallistua palvelujen kehittämiseen ja tuottamiseen ja saavat osallistumisesta myös parempaa kilpailukykyä. Julkisen hallinnon ja yksityisen sektorin yhteistyöllä rakennetaan tuottavia ja uutta luovia palveluketjuja, jotka voivat toimia voittavien ekosysteemien rakennuspalikoina. Näiden avulla parannetaan Suomen kilpailukykyä ja luodaan uusia vientituotteita ja -palveluja.

Julkisten hankintojen sopimusehdoilla voidaan edistää palvelualustojen syntymistä, esimerkiksi käyttämällä laajasti avointa lähdekoodia.

4.

Hyödynnä alustoja

Tietojärjestelmien suunnittelun lähtökohtana on asiakkaan tarve tiedon hyödyntämiseen ja yhtenäinen käyttökokemus.

Hyödynnä alustoja

Asiakkaiden tarpeisiin vastaaminen ja asiakaslähtöinen toimintatapa tarkoittaa tietojen ja tietojärjestelmien suunnittelua niiden hyödyntämisen näkökulmasta. Käyttäjälle on tarjottava ymmärrettäviä ja helppokäyttöisiä ratkaisuja, joita tukee yhtenäinen käyttökokemus. Palveluketjut etenevät hallitusti ja jouhevasti vakioitujen ja avoimien rajapintojen kautta. Palvelujen taustalla oleva infrastruktuuri ja ICT-palvelut on toisaalta rakennettava kustannustehokkaasti, toisaalta hallitun monipuoliseksi. Perustietotekniikkapalvelujen on oltava joustavia, uudet teknologiat ja kokeilun mahdollistavia sekä samaan aikaan luotettavia ja vakaita. Kriittiset palvelut tai niiden osat on tunnistettava ja niiden on oltava korvattavissa. Palvelut ovat tarvittaessa helposti ja turvallisesti liitettävissä toisiinsa.

Tietotekniikka on jo suurelta osin siirtynyt eritasoisten ja –laajuisten pilvipalvelujen maailmaan. Julkisen sektorin on hyödynnettävä tämä kehitys. Toisaalta on voitava käyttää markkinoilla olevia pilvipalveluja mahdollisimman tehokkaasti. Toisaalta omatkin palvelut, vaikka niitä ei olisikaan tarkoitettu julkisen hallinnon ulkopuoliseen käyttöön, on suunniteltava, toteutettava ja toimitettava kuten pilvipalvelutoimittaja.

5.

Jalosta tietoa

Asiakaslähtöinen viranomaisten yhteistyö tuottaa saumattoman käyttökokemuksen, kustannustehokkuutta ja asiakastyytyväisyyttä.

Jalosta tietoa

Tiedon hallinnalla tarkoitetaan toimenpiteitä, menetelmiä ja käytäntöjä, jotka mahdollistavat tietojen tuottamisen, käsittelyn, löytämisen ja hyödyntämisen tietojen elinkaaren ajan riippumatta niiden muodosta. Tiedon hallinnan prosessien kautta muodostuu tietopohja kansalaisten, yritysten, päätöksenteon, hallinnan ja yhteiskunnan hyödynnettäväksi. Viranomaisten on suunniteltava tiedon hallintaa liittyvä toimintansa yhteistyössä, jotta yhdenmukainen käyttökokemus ja kustannustehokkuus on mahdollista saavuttaa. Tämä tarkoittaa yhteisen kielen luomista, tietosisältöjen määrittelyä yhtenäisellä ja jaetulla tavalla sekä toiminnan asiakaslähtöistä prosessimaista ohjaamista.

Tietoa jaettaessa sen arvo kasvaa. Digitaalisessa ympäristössä tietoa jaetaan, yhdistellään ja hyödynnetään lähes kaikissa prosessin vaiheissa ja organisaation tietopääoma rakentuu kaiken aikaa. Hallinnon prosesseissa liikkuva tieto on monirakenteista, esimerkiksi asiakirjatietoa, rekisteritietoa, julkaisuja, kuvia, esitysaineistoja, tutkimuksia ja erilaisilla sensoreilla kerättävää tietoa. Jotta monirakenteista tietoa voidaan yhdistellä ja hyödyntää eri tarkoituksiin, tarvitaan yhteisiä määrityksiä, sanastoja, luokituksia ja koodistoja kuvaamaan ja määrittämään tietoa. Tiedon hallinnassa huomioidaan tietosuoja ja tietoturva.

Tiedon hallinnan kerrosta vahvistetaan sähköisissä palveluissa ja muissa ICT-sovelluksissa kehittämällä yhteisen tiedon hallintamallia, tietosisältöjen yhteentoimivuutta luovia menetelmiä ja välineitä, monikäyttöisiä tiedon jakeluratkaisuja sekä tiedolla johtamista. Myös kansalaisen oikeutta omiin tietoihin vahvistetaan ja viranomaisen mahdollisuuksia käyttää tietoa parannetaan.

Asiakkaalta kerran kerättyä tietoa hyödynnetään monipuolisesti. Kansalainen voi välttää moninkertaisen asioinnin ja tietojen ilmoittamisen, kun julkisen hallinnon palveluja tuottavat organisaatiot voivat tietoon ja tiedon sujuvaan siirtymiseen perustuen tarjota hänelle sopivan palvelun. Sujuva palvelu perustuu asiakkaalle näkymättömään tehokkaaseen tiedon hallintaan ja digitaaliseen toimintatapaan ja prosessiin.

Tietojen käyttökelpoisuuden ratkaisevat ensisijaisesti tietojen sisältö ja sisältöön liittyvien merkitysten ymmärtäminen. Niiden säilyminen on varmistettava läpi tiedon elinkaaren ihmisille ja koneille. Tietojen teknisen saatavuuden ja yhteentoimivuuden lisäksi tietojen pitää löytyä ja niitä tarjoavien palvelujen käytön on oltava helppoa.

6.

Turvaa tieto

Lähtökohtana on digitaalisen yhteiskunnan toiminnan turvaaminen kaikissa tilanteissa, myös poikkeusoloissa.

Turvaa tieto

Turvallisuus mahdollistaa digitaalisen yhteiskunnan toiminnan. Tieto- ja kyberturvallisuudesta sekä varautumisesta huolehtiminen on keskeinen osa julkisia palveluja. Julkisen hallinnon on riittävällä riskienhallinnalla, teknisellä ja hallinnollisella tietoturvallisuudella, varautumisella häiriötilanteiden hallintaan, vaihtoehtoisilla toimintatavoilla ja harjoittelulla varauduttava tilanteisiin, joissa sähköiset palvelut ja kanavat eivät ole käytettävissä, tiedon luottamuksellisuus on vaarantunut tai tiedot muuttuneet hallitsemattomasti. Kriittiset sähköiset palvelut turvataan kaikissa turvallisuustilanteissa, myös poikkeusoloissa.

Turvallisuuden toimenpiteet tulee suunnitella tavalla, joka huomioi myös toisten sidosryhmien edut, on soveltuva ja oikeassa suhteessa riskeihin nähden. Toimenpiteet eivät saa tuottaa haittaa perusoikeuksille, taloudelliselle ja yhteiskunnalliselle toiminnalle, jota toimenpiteillä pyritään suojelemaan. Yhteiskunnan turvallisuuden ja toimivuuden kannalta varmistetaan ensisijaisesti kriittiset toiminnot ja yksilön oikeuksien kannalta välttämättömimmät palvelut.

Sääntelyllä määritellään näiden palvelujen minimitaso toiminnan luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden takaamiseksi. Julkiseen hallintoon kehitetään yhteinen riskienhallintaprosessi ja tilannekuvapalvelu tieto- ja kyberturvallisuuden kokonaiskuvan mahdollistamiseksi. Julkisen hallinnon ja yritysten välistä tieto- ja kyberturvallisuuden yhteistyötä, koordinointia ja tiedonvaihtoa parannetaan, koska palveluketjut ovat entistä poikkihallinnollisempia. Julkisen hallinnon tulee edistää tiedonvaihtoa turvallisuuteen kohdistuvista riskeistä ja tietoturvaloukkauksista.

7.

Mahdollista säädöksillä

Lähtökohtana laillisuusperiaate ja perusoikeuksien toteuttaminen aktiivisin toimin, palvelemalla asiakasta.

Mahdollista säädöksillä

Suomalainen hallinto tukeutuu laillisuusperiaatteeseen. Hallinto ja sen palvelut tekevät muutosta, jonka perusta luotiin perustuslakiuudistuksessa vuosituhannen vaihteessa. Suomen valtiosääntö turvaa ihmisarvon loukkaamattomuuden ja yksilön vapauden ja oikeudet sekä edistää oikeudenmukaisuutta yhteiskunnassa. Julkisen vallan tehtävä on turvata perus- ja ihmisoikeuksien toteutuminen. Yksilön perusoikeuksilla on aiempaa korostuneempi asema uudessa perustuslaissa.

Digitalisaatio on luonut mahdollisuuksia ja tuonut entistä vahvemmin näkyviin sen, että julkinen valta voi yhteistyöllä, tiukoista toimivaltarajoista riippumatta palvella kansalaisia ja edistää hyvinvointia. Perusoikeuksien korostuminen antaa meille laillisuusperiaatteeseen nojaaville virkamiehille myös oikeutuksen toimia ajatellen ensisijassa kansalaisen tarpeita ja oikeutuksen toimia yhteistyössä heidän kanssaan.

Lainsäädäntö on digitalisaation, palvelujen uudistamisen ja toimintatapojen muuttamisen mahdollistaja. Lainsäädännössä vahvistettuja menettelytapoja voidaan normeja purkamalla keventää. Julkisen vallan tehtäviä ja eri toimijoiden rooleja voidaan miettiä uudestaan ja vahvistaa tarvittaessa säädöksillä uudet toimintamallit selkeyden ja oikeusturvan varmistamiseksi.

Tietoympäristö on digitalisaatiokehityksen myötä muuttunut, mutta tiedon hallintaa koskeva yleislainsäädäntö on pysynyt muuttumattomana. Tämä yleislainsäädäntö tulisi avata ja tiedon hallintaa koskevat säännökset yhdenmukaistaa ja koota yhteen tiedonhallintalakiin. Samalla voidaan vähentää pirstaleista erityislainsäädäntöä. Digitalisaatiossa tieto on automatisoinnin ja tarpeettoman asioinnin poistamisen rakennusaine. Tiedon hallintaa koskevalla yhtenäisellä lainsäädännöllä varmistetaan yhteentoimivuus ja mahdollistetaan hallinnon tietoon perustuvien palveluketjujen saumaton toiminta. Hallintomenettelyjä koskevaa sääntelyä on myös uudistettava sähköisen asioinnin ensisijaisuuden toteuttamiseksi ja kansalaisten oikeuksien turvaamiseksi digitalisaatiossa.

TAKAISIN

Muutos ja me

Tässä ajassa pärjäävät parhaiten ne, joilla on kyky verkostoitua ja tehdä kokeillen yhteistyötä jatkuvasti muuttuvissa olosuhteissa.

Julkisten palveluiden kehitystyötä tehdään tällä hetkellä monella areenalla, eri virastoissa, eri puolella Suomea. Kehittäjille tämä on usein yksinäistä työtä ja monella taholla tehdään paljon myös samoja asioita.

Kehittäjien ja päättäjien tueksi, arjen avuksi ja verkottumispaikaksi on rakennettu suomidigi.fi -palvelu. Erityisresurssina ja muutoksen tukena on myös D9 digitiimi; monipuolinen osaajajoukko palvelumuotoilijoista teknologiaosaajiin.

Yhdessä, rohkeasti kokeillen, uudistamme julkiset palvelut asiakaslähtöisiksi ja ensisijaisesti digitaalisiksi.

Lataa raportti