Pääkaupunkiseudun toimipisterekisteriperhe

Toimipisterekisterikokonaisuuden (TPR-perhe) tavoitteena on ollut luoda laaja digitaalinen tietopohja Helsingin kaupungin palvelutiedolle, joka tukee palvelutiedon hyödyntämistä ja mahdollistaa palvelukehityksen. TPR-perhe koostuu seuraavista osista: TPR-reksiteri, Palvelukartta, Esteettömyyssovellus sekä useista TPR-rekisterin tietoja hyödyntävistä rekisterin sisäisistä että sen ulkopuolisista sovelluksista. Keskeisänä tavoitteena on ollut tarjota käyttäjille (mm. kuntalaiset) tietoa pääkaupunkiseudun palvelujen saavutettavuudesta eri näkökulmista tarkasteltuna (mm. pyörätuolin tai lastenvaunujen kanssa likkuva, näkövammainen jne.).

Kehitys on jatkunut intensiivisenä ja systemaattisena kymmenen vuoden ajan käynnistyttyään kokeiluun johtaneesta esiselvityksestä, joka vähitellen laajeni kattamaan koko pääkaupunkiseudun sekä yhteiskäyttöisyyden rajapintojen kautta palvelutiedon tuottajien ja valtion palvelutietovarannon kanssa. Kehityspolun varrella toimipisterekisteriperheen kehittämisestä on käyty laajaa keskustelua useiden sidosryhmien kanssa ja painopiste rekisterin kehittämisessä on laajentunut palvelemaan myös sidosryhmien tarpeita.

Toimipisterekisteriperheen laajassa yhteistyössä kehitetty esteettömyyssovellus on maailman kärkeä toimipisteen saavutettavuustiedon tuottamisessa ja Helsingin kehittämää ratkaisua käyttää myös valtio. Vuoden 2017 aikana palvelukartalle tehtiin yli seitsemän miljoonaa hakua ja rajapintojen kautta tietoa haettiin yli 22 miljoonaa kertaa. Alkuperäisten tavoitteiden täyttyessä toimipisterekisteriperhe on siis muodostunut yhdeksi keskeisimmäksi pääkaupunkiseudun (Espoo, Vantaa, Kauniainen, Helsinki) digitaalisen palvelutiedon masterdata-rekisteriksi, joka tukee saumatonta tietojen siirtoa avointen dokumentoitujen rajapintojen kautta ja edistää myös osaltaan palvelutietoihin ja palveluihin liittyvää avointa ohjelmisto- ja palvelukehitystä josta näkyvimpiä ja käytetyimpiä on PKS-palvelukartta.

Viimeisten vuosien aikana toimipisterekisterille on kehitetty yhteiset automaattiset päivityskäytännöt ja rajapinnat pääkaupunkiseudun palvelutiedoille sekä toteutettu ns. kokoava IN-rajapinta Väestörekisterikeskuksen palvelutietovarantoon (PTV), joka huolehtii koko pääkaupunkiseudun palvelutietojen viemisestä palvelutietovarantoon. Lisäksi toimipisterekisteriperhe on siirretty tekniseen ympäristöön, joka tukee kehittämistä ketterillä ohjelmistokehitysmenetelmillä ja mahdollistaa TPR-perheen tietojen helpomman hyödyntämisen kaupungin ulkopuolisille sidosryhmille.

Toimipisterekisteriperhe on viimeisen kahden vuoden aikana keskittynyt palvelutietojen vakiointiin pääkaupunkiseudulla, jotta tietosisällöt saadaan entistä paremmin yhdenmukaisiksi ja mahdollistetaan tietojen tehokkaampi hyödyntäminen ulkopuolisille toimijoille (mm. valtion PTV). Kaikki kehitys ja tuotokset ovat avoimia ja dokumentoituja, joten ne ovat myös kaupungin muun palvelutuotannon sekä muiden toimijoiden hyödynnettävissä ja käyttöönotettavissa. Pääkaupunkiseudun yhteistyötä on tiivistetty merkittävästi vuodesta 2016 lähtien ja kehittäminen tapahtuu yhteisellä rahoituksella, jota valvoo PKS-palvelutieto ohjausryhmä. Toimipisterekisteriperheestä on siis muodostettu PKS-kuntien yhteinen tietovaranto jonka kehittämisessä pyritään huomioimaan laajan käyttäjäkunnan tarpeet sekä palvelutuottajan että palvelujen hyödyntäjän / käyttäjän näkökulmasta.

 

Vaihe

Tällä hetkellä toimipisterekisteriperheelle kehitetään 3D-kaupunkimallia jolla on tarkoitus esittää palvelukartan toimipisteet kolmiulotteisena, joka parantaa saavutettavuutta mm. toimipisteiden sisällä, koska myös rakennusten sisätilat pystytään mallintamaan ja niiden esteettömyys voidaan kuvata entistä tarkemmin.

Lisäksi toimipistetietoihin liitetään 2018 - 2019 entistä vahvemmin sähköinen asiointi, joka mahdollista asiointitapahtuman käynnistämisen suoraan palvelukartalta. Kun asiointitapahtuma ja toimipisterekisterin tiedot kytketään (2018 - 2019) kaupungin sähköiseen asianhallintaan ja tiedonohjaukseen asiakas voi palvelukartalta käynnistää sähköisen asiointiprosessin viranomaiselle, joka etenee suoraan (tarvittaessa) kaupungin sähköiseen päätöksentekojärjestelmään. Menettely tukee digitaalisten palvelujen saavutettavuutta ja kaupungin palvelujen digitalisointia tarjoamalla saumattoman asiointikokemuksen kuntalaisille ja toimimalla esimerkkinä siitä miten kokoavalla keskitetyllä tietovarannolla voidaan edistää digitalisaatiota, saumatonta sähköistä asiointia ja palvelukehitystä.

Päivitysprosessien automatisaatio, avoimet rajapinnat ja tietojen vakiointi vähentää myös hallinnon ylläpitotaakkaa ja tuo kustannustehokkuutta palvelukehitykselle välttämättömiin integraatioihin. Vaika toimipisterekisteriperhe on käynnistynyt kokeilusta se ei itsessään ole enää kokeilu, koska se on vahvasti tuotantovaiheessa mutta se toimii erilaisia kokeiluja ja palvelukehitystä tukevana masterdata-rekisterinä jota hyödyntää pääkaupunkiseudun lisäksi myös valtio.

Kansalaisten arjen helpottaminen, tuotoksen skaalautuvuus ja tuotoksen yhteentoimivuus

Toimipisterekisteriperhe helpottaa kuntalaisten asiointia ja tiedonhakua. Se tarjoaa tietoa asiontitilanteista ja asioinnin edellytyksistä palvelupisteissä. Lisäksi jatkokehityksen kautta toimipisterekisteriperhe kytkettynä kaupungin muihin palveluihin toteuttaa kokonaan digitaalisen asiointiprosessin kuntalaiselle.

Toimipisterekisteri osineen on helposti skaalattavissa muille toimijoille ja laajempien tietokokonaisuuksien hallintaan. Käyttö on laajentunut pääkaupunkiseudulle ja tietoa hyödyntävät myös useat sidosryhmät (mm. valtio ja eri palvelukehittäjät). Toimipisterekisteriin on helppo integroitua avointen rajapintojen kautta, koska tiedot on vakioitu ja rajapinnat dokumentoituja. Tämä tukee myös ratkaisun yhteentoimivuutta, kun masterdatan hyödyntäminen on helppoa. Lisäksi toimipisterekisterin yhteinen toimintamalli laskee käyttäjäorganisaatioiden kustannuksia, koska toimipisterekisteriperhettä hyödyntävät organisaatiot eivät joudu tekemään kehitystyötä yksin.

Kaikki kehitetty toiminnallisuus on vapaasti TPR-perhettä käyttävien organisaatioiden hyödynnettävissä ja TPR-perheeseen voidaan integroida myös muiden organisaatioiden toimesta kehitettyjä palveluita jotka hyödyntävät yhteistä keskitettyä ja kokoavaa digitaalista palvelutietoa.

Onnistumiset ja haasteet

Toimipisterekisteriperhe on käynnistynyt kokeilusta, mutta sitä on kehitetty systemaattisesti ja innolla kymmenen vuoden aikana. Periaatteena on ollut se, että tuottaessasi tietoa kyseisen tiedon tulee olla hyödynnettävissä myös tulevaisuudessa, vaikka hyödyntämistapaa ei vielä tunnettaisi, joten tietojen vakiointi, yhteentoimivuus ja avoimet rajapinnat ovat olleet keskeinen onnistumista tukeva menettely.

Pääkaupunkiseudun palvelukartta on kehitetty tiiviisti toimispisterekisterin rinnalla, joka on mahdollistanut nopean reagoinnin käyttäjien tarpeisiin ja taannut tiedon laadun. Palvelukartalle on myös ensimmäistä kertaa esitetty keskitetysti Helsigin toimipisteiden saamat palautteet asiakkailtaan ja palvelukartta on Suomessa ensimmäisten joukossa, joka huomioi myös toimipisteiden esteettömyyden ja on käyttöliittymänä saanut "esteettömyys huomioitu" leiman. Olemme ylpeitä siitä, että esteettömyys on saanut niin keskeisen roolin osana TPR-perheen kehittämistä.

Olemme lisäksi positiivisesti yllättyneitä siitä, että toimipisterekisteriperheen perustiimi on pysynyt samana sekä kaupungin että toimittajan puolella ja tämä on ollut omiaan muodostamaan ja vakiinnuttamaan parhaat käytännöt tilaajan ja toimittajan välillä sekä mahdollistamaan monenlaisen asiantuntemuksen sekä myös tiimien ulkopuolisen näkökulmien hyödyntämisen kehityksessä. Tämä on tukenut tehokasta ongelmanratkaisua, koska myös mahdottomille tehtäville on sovittu kuukauden toimitusaika.

Ketterän kehittämismallin omaksuminen on edellyttänyt jatkuvaa oman toiminnan kehittämistä ja resurssointia jotka ovat edellyttäneet toimivien käytäntöjen osoittamista esimerkkien avulla ja toteutus on jouduttu rakentamaan pala palalta. Tämä on aiheuttanut haasteita kehittämiselle, koska käyttäjätarpeita on useita ja ne on pitänyt harmonisoida yhdessä. Lisäksi lakisääteinen raportointivelvoite valtioille on tuottanut lisätöitä rajapintapuolella.

Merkittävin haaste on ns. ideointi, koska digitaalisen palvelutiedon masterdatan soveltamisen ja hyödyntämisen mahdollisuudet yhteisessä palvelukehittämisessä ovat lähes rajattomat, joten yhteisiä kehittämistavoitteita joudutaan tarkistamaan ja priorisoimaan jatkuvasti, koska kaikkea "uutta" ei ole mahdollista toteuttaa samanaikaisesti. Toimipisterekisterin etuna on ollut se, että yhteentoimivuuden merkitys ja keskitetyn palvelutiedon hydyntämisen edut on havaittu varhaisessa vaiheessa ja pyritty sekä toimeenpanemaan että viestimään, jotta saatu hyöty olisi maksimaalinen. Tämän näkökulman vakiinnuttaminen kaupungin sisällä ja viestiminen sidosryhmille on ollut vaativaa mutta tuottanut onnistuessaan merkittäviä tuloksia ja kustannussäästöjä.

Mukana olevat organisaatiot

  • Helsingin kaupunki
  • Affecto / CGI