Suomidigi

Yhteisistä haasteista yhteisiin ratkaisuihin – Syysmyräkän anatomia

Marraskuun puolivälissä järjestetty Syysmyräkkä-tapahtuma kokosi Espoon Otaniemeen ja Turkuun yhteensä noin 150 eritaustaista ja eri organisaatioista tulevaa henkilöä ratkomaan tulevaisuudessa toteutettavia monialaisia palvelukokonaisuuksia. Miksi tapahtuma järjestettiin ja miten se onnistui? Avaan näitä tässä blogissa Väestörekisterikeskuksen näkökulmasta.

Taustalla InnoVRK-kokeilukilpailu

Kuva: Henriikka Eloluoto

Koko Syysmyräkän taustalla on keväällä 2018 järjestetty InnoVRK-kilpailu. Kilpailussa Väestörekisterikeskuksen henkilökunta sai jättää ehdotuksia erilaisista kokeiluideoista. Kokeilun tuli olla sellainen, että se olisi toteutettavissa lyhyessä ajassa ja vielä kuluvan vuoden aikana. Yksittäisen kokeilun budjetti sai olla maksimissaan 50 000 €.

Kokeiluehdotusten jättämisen jälkeen henkilöstö sai äänestää. Eniten ääniä saaneet kokeilut saivat rahaa toteuttamiseen. Yksi eniten äänestetyistä kokeiluista oli Mikko Pitkäsen tekemä Syysmyräkkä-ehdotus.

Ehdotuksessa Syysmyräkkää kuvailtiin jokakeväisen Keväthumauksen kääntöpuoleksi. Tapahtumassa tavoitteena olisi kartoittaa esteitä digitalisaation tiellä ja etsiä niiden ratkaisemiseksi erityisesti yhteisöllisiä ratkaisuja.

Yhteistyöstä voimaa

Jo Syysmyräkän alkusuunnitelmissa totesimme, että tätä tapahtumaa ei olisi järkevää järjestää yksin. Tavoitteena oli jakaa tapahtumasta nousevat ongelmat ja ratkaisut mahdollisimman monen organisaation kanssa. Mukaan kysellyistä organisaatioista innokkaimmin mukaan lähti Kuntaliitto.

Kuva: Henriikka Eloluoto

Samoihin aikoihin Turussa julkaistiin blogikirjoitus, jossa huudeltiin sparrausapua tulevaisuuden käyttöliittymien suunnitteluun. Haasteena oli edessä häämöttävä tilanne, jossa elämäntapahtumalähtöisiä ja monialaisesti tarjottavia palvelukokonaisuuksia oli mahdotonta nykykeinoin niputtaa järkeväksi kokonaisuudeksi. Olimme yhteydessä Turkuun ja päätimme järjestää Syysmyräkän paitsi pääkaupunkiseudulla, samaan aikaan myös Turussa yhteistyössä Turun kaupungin kanssa.

Mikä onnistui ja mihin jäi parantamisen varaa?

Syysmyräkkä järjestettiin ensimmäistä kertaa, eikä meillä järjestäjäpuolella ollut vastaavanlaisen tapahtuman järjestämisestä aikaisempaa kokemusta. Onneksi saimme tukea yhteistyökumppaneiltamme, sillä tämän kokoisen tapahtuman järjestäminen olisi yksin ollut sula mahdottomuus.

Kuva: Sari Myllykoski

Yleisesti ottaen tapahtuma nähtiin erittäin hyödyllisenä. Palautekyselyyn osallistuneista kolme neljästä koki tapahtuman hyödylliseksi oman työnsä tai opiskelunsa näkökulmasta ja liki 90 % tulisi tapahtumaan uudelleen.

Selkeä parantamisen paikka on tapahtumaan liittyvässä viestinnässä. Ennakkomainonta lähti liikkeelle hieman liian myöhään ja vaati runsaasti ”käsityötä”, jossa kutsuttavia etsittiin eri verkostoista. Onneksi Turussa saimme tässä hyvin apua Turun porukalta ja Helsingissä Kuntaliitolta. Jälkeenpäin saamamme palautteiden perusteella ennakkoviestintä oli ollut osittain harhaanjohtavaa – kaikki eivät tienneet, minkälaiseen tapahtumaan olivat ilmoittautuneet.

Kahden samaan aikaan eri paikkakunnilla järjestettävän tapahtuman organisoinnit poikkesivat toisistaan. Otaniemessä tapahtuman järjestelyt oli ulkoistettu tapahtumatuotannolle ja mainostoimistolle, jonka kautta tuli myös pääfasilitaattori ja tapahtuman visuaalinen ilme. Turussa tapahtuma pyöri Väestörekisterikeskuksen ja Turun kaupungin työntekijöiden voimin. Tapahtumat olivat myös erikokoisia; Turussa paikalle saapui hieman alle 50 henkilöä, Helsingissä noin sata.

Kuva: Sari Myllykoski

Molempien paikkakuntien päivän juoksutus oli suunniteltu yhteistyössä Otaniemen pääfasilitaattorin kanssa. Päivän aikana ja tapahtumaa edeltävinä päivinä juoksutuksiin tehtiin kuitenkin hienoisia paikkakuntakohtaisia muutoksia, jolloin täysin identtisiä ei päivistä lopulta muodostunut. Käytännön järjestelyt, kuten esimerkiksi ruokailun järjestäminen, tilojen toimivuus ja osittain myös päivän juoksutus saivat osakseen kritiikkiä Otaniemen osalta. Turussa vastaavia palautteita ei tullut.

Palautteiden perusteella vaikuttaa siltä, että pienemmän osallistujamäärän Turun tapahtuma sai osallistujilta paremmat palautteet kuin suurempi Otaniemen tapahtuma. Yhteisiä haasteita Turulle ja Otaniemelle olivat ilmoittautumisen yhteydessä valittujen teemojen ja tapahtumassa luotujen ryhmien yhteys – suurin osa osallistujista ei tiennyt, että ryhmät oli muodostettu ilmoittautumislomakkeella tehtyjen teemavalintojen mukaisesti. Tämän olisimme voineet informoida ryhmille paremmin.

Kuva: Sari Myllykoski

Molemmissa tapahtumissa positiivista palautetta nousi erityisesti ryhmätyöstä, jota pidettiin antoisana. Osa ryhmistä olisi kuitenkin kaivannut lisämateriaalia työskentelynsä tueksi ja ennen tapahtumaa tutustuttavaksi. Tämä palaute koski erityisesti Otaniemeä, jossa ei oltu lähetetty etukäteen perehdyttäviä materiaaleja osallistujille. Myös teemat saivat osakseen kritiikkiä; koska kaikki ryhmät eivät tunteneet toisiaan ennalta, oltaisiin ryhmille voitu antaa tarjolle valmiita teemoja tai haasteita, joihin lähteä pureutumaan. Tämä on erittäin hyvä palaute, joka itse asiassa kiteyttää etukäteen läpikäymämme pohdinnan. Olimme pohtineet, että ryhmille saattaisi olla hyödyksi saada käsiinsä valmiita listoja olemassa olevista haasteista. Emme kuitenkaan tehneet listoja, sillä pelkäsimme niiden ohjailevan ryhmiä pois heille oikeasti tärkeistä omista teemoista. Tässä olimme selvästi väärässä – osa ryhmistä olisi tarvinnut tuekseen valmiiden haasteiden listan, jotta työskentely olisi päässyt nopeammin eteenpäin.

Työpajan tulokset – miten tästä eteenpäin?

Kuva: Henriikka Eloluoto

Yhteensä Otaniemen ja Turun tapahtumissa ideoitiin 29 ratkaisua, jotka pureutuivat elämäntapahtumissa kohdattuihin haasteisiin erilaisten henkilöiden kautta. Sekä Turussa että Otaniemessä äänestettiin osallistujien valitsema voittaja päivän päätteeksi. Tapahtumassa esille nousseita haasteita ja ratkaisuja käsitellään niin Väestörekisterikeskuksella kuin Turun kaupungillakin sisäisesti. Osa ideoista on lisäksi nostanut jo lisäkyselyjä muistakin organisaatioista. Esille nousseet haasteet ja niihin luonnostellut ratkaisut ovat kaikkien vapaasti hyödynnettävissä.

Lisää aiheesta:

Ratkaisuja eroajalle, syrjäytymisen ehkäisemiseen ja näkövammaiselle yksinhuoltajalle – listalla kaikki Syysmyräkässä ideoidut ratkaisut

Ennakkoluulottomat opiskelijat siivittivät tiensä Syysmyräkän voittoon asiakaslähtöisellä palvelukonseptillaan

yhteistyökuntaliittoelämäntapahtumalähtöisyysturun kaupunkisyysmyräkkätyöpajaväestörekisterikeskustapahtuma